Lợi ích hóa đơn điện tử bạn cần biết

Lợi ích của hóa đơn điện tử có thể kể ra đây như: Tiết kiệm chi phí, dễ dàng quản lý hóa đơn nhất là những Doanh nghiệp có nhiều điểm xuất hóa đơn. Nhờ những lợi ích in hóa đơn điện tử mà ngày càng có nhiều đơn vị sản xuất kinh doanh áp dụng loại hình hóa đơn này.

Lợi ích của hóa đơn điện tử
Lợi ích của hóa đơn điện tử (Nguồn: Internet)

Tìm hiểu về lợi ích của hóa đơn điện tử

Với người bán, doanh nghiệp (Bên xuất hóa đơn) lợi ích hóa đơn điện tử mang lại:

  • Giảm chi phí sử dụng, quản lý và bảo quản hóa đơn so với hóa đơn giấy tối thiểu 40%.
  • Không lo mất hóa đơn giảm thiểu rủi ro về thuế trong lĩnh vực hóa đơn do hóa đơn điện tử được lưu trữ trên các thiết bị an toàn và bảo mật.
  • Tăng cường an toàn trong lưu trữ, giảm thiểu thời gian tìm kiếm, tra cứu lại các hóa đơn cũ, tránh thất lạc.
  • Không mất thời gian lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (BC2/AC) như hóa đơn giấy.
  • Đẩy nhanh thủ tục thanh toán do việc phân phối hóa đơn đến người mua nhanh chóng.

Với người mua (Bên nhận hóa đơn) lợi ích mang lại:

  • Yên tâm không lo gặp phải nhận hóa đơn giả.
  • Không lo bị mất, thất lạc hóa đơn vì người mua có thể dễ dành lấy lại hóa đơn đã bị thất lạc.

So sánh lợi ích của In hóa đơn điện tử so với hóa đơn giấy

STTNội dungHóa đơn đặt inHóa đơn điện tử
1Số lần Mua và đăng ký sử dụng.Theo số lần thông báo số lượng không hạn chế. Tối đa là 9999999 số hóa đơnTheo số lần thông báo số lượng không hạn chế. Tối đa là 9999999 số hóa đơn
2Mẫu hóa đơn theo ý muốn và khi thay đổi mẫuThay đổi được theo ý muốn. Nhưng nếu thay đổi mẫu phải chờ khi hết hóa đơn đã đặt in hoặc sẽ gây tốn kém khi chưa sử dụng hết.Theo ý muốn, việc thay đổi mẫu hóa đơn cũng không mất thời gian và không gây tốn kém.
3Thời gian thông báo phát hành để có thể sử dụng hóa đơn.Chờ thời gian in ấn và thời gian thông báo phát hành hóa đơn là: Thời gian 2+ ngàyHóa đơn điện tử là 5 ngày.Dự thảo mới Có thể sử dụng ngay tức thì đối với Hóa đơn điện tử.

 

4Chi phí mua hóa đơn1.000 – 8.000đ/ 1 số hóa đơn300 – 1.000đ/1 số hóa đơn.
5Không gian lưu trữ hóa đơnCó nhưng rất nhỏ
6Thời gian lập hóa đơnViết tay mất thời gian, làm việc thủ công tăng khả năng sai sót. Hóa đơn không được đẹp thông tin có thể không được rõ ràng vì phụ thuộc vào chữ viết của người lập hóa đơn.Có thể đặt vào máy in để in tuy nhiên khả năng thông tin bị lệch so với ô thông tin cao.Được lập bằng máy tính. Giảm thiểu sai sót. Thời gian lập hóa đơn nhanh chóng.
7Chi phí nhân côngCần 1 đến 2 người.Cần 1 người do tốc độ in và lập hóa đơn nhanh gấp 4 lần.
8Bảo mật thông tin gốc hóa đơnDễ bị sao chép và lộ thông tinHoàn toàn bảo mật thông tin nếu bị phát tán ra ngoài cũng không xem được thông tin.
9Hóa đơn giả mạo, Hóa đơn khống. Liên 1,3 khác với liên 2Giả mạo dễ dàng, Dễ bị xuất khống hóa đơnKhông thể giả mạo và dễ dàng tra cứu. Không thể xuất khống hóa đơn.
10Rủi ro mất hóa đơn gốc khi vận chuyển và chuyển phát nhanhRủi ro caoKhông có rủi ro.
11Thời gian quản lý hóa đơn, tập hợp và lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.Mất nhiều thời gian và nhân lực. Khả năng sai sót khi tổng hợp báo cáo rất cao.Sử dụng HĐĐT, phần mềm có ứng dụng hỗ trợ lập báo cáo nhanh, chính xác, phục vụ công tác quản trị của Chủ doanh nghiệp được kịp thời.
12Thủ tục xóa bỏ và điều chỉnh hóa đơn. Bảo quản hóa đơn.Phức tạp và cần lưu trữ hóa đơn xóa bỏ. Rủi ro mất hóa đơn xóa bỏHóa đơn được lưu trữ trên máy tính nên không mất thời gian không gian lưu trữ hóa đơn trên giấy.

Lợi ích về Chi phí In Hóa đơn điện tử so với Hóa đơn giấy

Tình huống so sánh lợi ích giữa hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy: Tình huống này so sánh ở mức độ Doanh nghiệp thông thường.

M-Invoice xin đưa ra Bảng so sánh hiệu quả đầu tư Hóa đơn đặt in và in Hóa đơn điện tử. Bài toán đặt ra là hiện nay. Hạ tầng về Sử dụng Hóa đơn M-Invoice sẽ tư vấn giải pháp toàn diện để sử dụng hiệu quả như sau:

Mức độ sử dụng: 10.000 Hóa đơn / 1 năm

Chi phí đặt in cho Hóa đơn giấy: 1000 đ/ 1 hóa đơn

Hệ thống máy in kim và băng mực: Phần cứng: Máy in + Bảo trì + Băng mực (Khấu hao 3 năm giá máy in thông thường + Chi phí bảo trì 3 năm là khoảng 7.000.000) => 1 năm bằng 2.333.333 => 1 hóa đơn = 233 đ. Chi phí máy in laze và mực bằng khoảng 1/2 Chi phí máy in kim.

Đối với Hóa đơn đặt in: thông thường người sử dụng thời gian in ấn và lên báo cáo nhiều hơn tối thiểu 4 lần. 1 Nhân viên kế toán hoặc phụ trách về hóa đơn 1 tháng là 5.000.000 1 năm là 60.000.000 Thời gian sử dụng cho làm việc hóa đơn (Thời gian Lập, Điều chỉnh, Chuyển hóa đơn cho khách, lên báo cáo và kiểm soát) là khoảng 1/4 thời gian nên chi phí 1 năm nhân công cho hóa đơn là: 15.000.000.  Do vậy => 1 hóa đơn chi phí nhân công ước là: 1.500 đ

Chi phí chữ ký số công cộng để ký hóa đơn là 2.000.000 đ / 4 năm => 1 năm là 500.000 đ => 1 hóa đơn điện tử cộng thêm 50 đ

TTNỘI DUNGHÓA ĐƠN GIẤYVNĐHÓA ĐƠN ĐIỆN TỬVNĐ
1Chi phí Hóa đơn1.000                        390
2Chi phí về mực in và máy in233170
3Chi phí nhân công1.500400
4Chi phí giấy in A5100
5Chi phí Chữ ký số50
5Tổng cộng   2.7331.110
7Tổng cộng chi phí 1 năm27.330.00011.100.000
Tiết kiệm 1 năm chi phí hóa đơn 16.230.000

Ngoài ra Chi phí Hóa đơn điện tử giúp tối ưu hóa các chi phí khác chưa đo đếm được.

  • Chi phí Không gian và Chi phí bảo quản Hóa đơn chưa sử dụng và Hóa đơn đã sử dụng.
  • Nâng cao và cải thiện khả năng kiểm soát và giám sát hoạt động bán hàng và cung ứng hàng hóa cho Doanh nghiệp.
  • Nâng cao Khả năng quản lý, tìm kiếm và giám sát Hóa đơn
  • Là nền tảng để Phát triển dịch vụ quản lý thu tiền điện tử về sau.

Như vậy, có thể thấy so với hóa đơn truyền thống, việc in hóa đơn điện tử của M-Invoice có rất nhiều ưu điểm nổi trội, từ đó giúp doanh nghiệp giảm thiểu nguồn lực kế toán trong công tác quản lý, lập, tra cứu và lưu trữ hóa đơn điện tử. Với 5 năm kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực sản xuất phần mềm Hóa đơn điện tử của mình, M-Invoice hoạt động như một trong những nhà Cung cấp các giải pháp, cung ứng sản phẩm và dịch vụ về Hóa đơn điện tử hàng đầu tại Việt Nam. Bằng khả năng cung cấp các giải pháp, sản phẩm và dịch vụ hiệu quả, M-Invoice luôn nỗ lực hết sức mình để mang lại những giá trị thực sự và sự hài lòng cho khách hàng của mình.

Lợi ích in hóa đơn điện tử giúp quản trị doanh nghiệp dễ dàng hơn

Trong quá trình sử dụng hóa đơn giấy sẽ phát sinh nhiều vấn đề cho doanh nghiệp như gian lận hóa đơn, không kiểm soát chặt chẽ hóa đơn, tốn chi phí, thời gian… Chẳng hạn, trường hợp doanh nghiệp muốn kiểm tra thông tin của hóa đơn từ lâu thì phải rà soát lại theo phương thức thủ công, như vậy sẽ tốn rất nhiều thời gian.

Khi chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp không còn gặp những hạn chế như hóa đơn giấy nữa. Thay vào đó, hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp; bài toán quản lý hóa đơn được giải quyết dễ dàng hơn, công việc hạch toán, kế toán chính xác hơn.

Lợi ích của hóa đơn điện tử đầu tiên mang lại cho doanh nghiệp đó là tiết kiệm thời gian. Doanh nghiệp không cần tốn thời gian cho các thủ tục đăng ký hóa đơn rườm rà, phức tạp. Bên mua cũng không phải chờ đợi bên bán chuyển phát hóa đơn đến, bên mua chỉ cần tra cứu thông tin hóa đơn ngay trên hệ thống trang web của bên bán.

Lợi ích tiếp theo của hóa đơn điện tử đó là tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp. Bài toán khi sử dụng hóa đơn giấy đó là chi phí in ấn hóa đơn, đặc biệt đối với những đơn vị dùng số lượng lớn hóa đơn trong một ngày. Hiện nay, mỗi hóa đơn đặt in có giá khoảng 800 đồng, 100 tờ hóa đơn có giá 80.000 đồng, 5000 tờ hóa đơn có giá 4 triệu đồng. Nhưng với hóa đơn điện tử, người mua có thể tự tải hóa đơn ngay trên hệ thống của bên bán mà không hề mất phí.

Lợi ích Hóa đơn điện tử giúp quản trị doanh nghiệp dễ dàng hơn
Lợi ích Hóa đơn điện tử giúp quản trị doanh nghiệp dễ dàng hơn (Nguồn: Internet)

Không chỉ hóa đơn điện tử mà hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế cũng đem lại lợi ích cho doanh nghiệp. Hóa đơn điện tử có mã xác thực giúp giảm thời gian đăng ký sử dụng hóa đơn từ 5 ngày xuống còn 3 ngày, giảm 70% các bước quy trình phát hành hóa đơn, hạn chế tối đa các tranh chấp liên quan đến hóa đơn.

Hiện nay, các thủ tục hành chính cũng đang dần được hiện đại hóa, đơn giản hóa. Vì vậy để sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp chỉ cần đăng ký, thông báo qua mạng và gửi đến cơ quan thuế. Ngay sau đó, cơ quan thuế sẽ gửi lại thông báo chấp nhận để doanh nghiệp triển khai hình thức hóa đơn này.

Hiện đại hóa công tác quản lý của cơ quan thuế khi sử dụng hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử sẽ dần thay thế hóa đơn giấy trong hoạt động giao dịch mua bán và các thông tin trên hóa đơn được truyền thẳng về hệ thống của cơ quan thuế. Theo đó, cơ quan thuế có thể thực hiện các công việc như thu thập, tổng hợp, báo cáo dữ liệu hóa đơn ngay trên máy tính.

Có thể bạn quan tâm

Ngoài những lợi ích thiết thực như trên, hóa đơn điện tử còn giúp cơ quan thuế xây dựng cơ sở dữ liệu về hóa đơn. Những dữ liệu này phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra, phân tích rủi ro doanh nghiệp. Phần mềm hóa đơn điện tử có thể cho phép tự xác định số lượng hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp đã sử dụng.

Bên cạnh đó, sự phát triển của công nghệ thông tin giúp rút ngắn thời gian đối chiếu hóa chéo hóa đơn. Đối với hóa đơn giấy, cơ quan quản lý mất khoảng 10 ngày để đối chiếu hóa đơn theo phương thức thủ công. Tuy nhiên, hóa đơn điện tử sẽ giúp thông tin hóa đơn tập trung tại cơ quan thuế một cách liên tục, vì vậy cơ quan thuế chỉ cần sử dụng phần mềm để đối chiếu dữ liệu ngay trên máy tính một cách nhanh chóng.

Nguồn: https://minvoice.vn/

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *