Ưu điểm của hóa đơn điện tử chính là sự nhanh chóng, tiện ích và tiết kiệm phần lớn chi phí. Chính vì những lợi ích không thể chối từ như vậy, hóa đơn điện tử đã trở thành vũ khí đắc lực của doanh nghiệp trong việc sử dụng và quản lí, giám sát hóa đơn
Theo khoản 1 điều 3 của thông tư 32/2011/TT-BTC quy định, hóa đơn điện tử là tập hợp các thông tin dữ liệu về kinh doanh hàng hóa, cung ứng dịch vụ – được tạo lập, gửi và nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương thức điện tử. Đồng thời, hóa đơn điện tử phải được khởi tạo và xử lý bằng hệ thống máy tính của tổ chức – doanh nghiệp đã có mã số thuế khi giao dịch; bên cạnh đó việc các bên lưu trữ hóa đơn điện tử cần tuân thủ theo quy định của pháp luật về những giao dịch điện tử. Hóa đơn điện tử hiện đại này là một trong ba hình thức được chứng nhận và chấp thuận bởi Tổng cục Thuế.
1. Các ưu điểm của hóa đơn điện tử.
1.1 Tiết kiệm tối đa chi phí cho doanh nghiệp.
Với sự xuất hiện của hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể giảm thiểu tới 90% kinh phí cho việc in ấn hóa đơn đỏ. Với hệ thống máy tính của doanh nghiệp, việc tạo lập, chỉnh sửa, xử lí hóa đơn vô cùng đơn giản, chỉ cần một vài thao tác trên bàn phím máy tính – doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí đầu tư cho máy móc, văn phòng phẩm cũng như nguồn nhân lực để thực hiện công đoạn phát hành cũng như in ấn hóa đơn.
Đồng thời, ưu điểm của hóa đơn điện tử so với hóa đơn truyền thống là khi muốn xuất hóa đơn đỏ cho những đối tác – khách hàng ở xa, doanh nghiệp cần bỏ ra một khoản chi phí không nhỏ để thuê đội ngũ chuyển phát nhanh nhằm vận chuyển được hóa đơn đỏ tới tay khách hàng. Không những vậy, mỗi doanh nghiệp còn cần phải chi trả cho một đội ngũ nhân sự để lưu trữ, quản lý cũng như chuyển phát hóa đơn – những khoản chi này ảnh hưởng rất lớn tới nguồn ngân sách của doanh nghiệp.
Ngày nay, khi sử dụng hóa đơn điện tử, chi phí in ấn – phát hành – vận chuyển – lưu trữ hóa đơn được tối giản bất ngờ so với hóa đơn truyền thống. Doanh nghiệp có thể dễ dàng xuất hóa đơn đỏ cho khách hàng qua thư điện tử hay tin nhắn điện tử, việc lưu trữ hóa đơn cũng trở nên đơn giản hơn bao giờ hết – chỉ cần sắp xếp hóa đơn vào một thư mục trên máy tính. Như vậy, doanh nghiệp chỉ cần bỏ ra chi phí bằng 1/10 so với trước đây nhưng vẫn nhận được hiệu quả công việc tương đương.
1.2 Loại bỏ rủi ro hóa đơn giả, đảm bảo sự an toàn và chính xác.
Ưu điểm sử dụng hóa đơn điện tử chính là sự an toàn và chính xác. Vấn nạn hóa đơn giả tràn lan trên thị trường khiến cho Tổng Cục Thuế và các doanh nghiệp chân chính đau đầu tìm ra hướng xử lí có thể được giải quyết nhanh chóng khi doanh nghiệp chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử. Bởi vì mỗi hóa đơn điện tử đều có mã số xác thực của Tổng cục thuế (khách hàng chỉ cần truy cập vào trang website chính thức của cơ quan thuế để kiểm tra) gắn với mã số thuế của từng công ty nên việc làm giả hóa đơn điện tử là điều không thể. Điều này giúp người tiêu dùng an tâm tin tưởng hơn vào doanh nghiệp cũng như là phương thức để mỗi doanh nghiệp chân chính tự bảo vệ mình.
1.3 Giảm thiểu quy trình thủ tục hành chính, tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp và khách hàng.
Nhắc tới ưu điểm của hóa đơn điện tử không thể không nhắc tới sự nhanh chóng, tiết kiệm thời gian cũng như giảm thiểu các bước thủ tục hành chính nhiêu khê, rườm rà. Với loại hình hóa đơn truyền thống, doanh nghiệp phải mất tới 2 tuần để mẫu hóa đơn được phê duyệt. Không chỉ thế, hàng tháng doanh nghiệp cần phân bổ nhân lực và thời gian để lập bản báo cáo về tình trạng sử dụng hóa đơn. Xuất hóa đơn giấy truyền thống cần từ 15 – 20 phút với nhiều thủ tục như viết tay thông tin, xin chữ ký 2 bên, đóng dấu, vào hồ sơ,…
Khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể tự thiết kế mẫu hóa đơn và được phê duyệt trong vòng 24h đồng hồ, việc xuất hóa đơn cũng như gửi đến tay người tiêu dùng chỉ mất 4-5 phút với một vài thao tác nhấp chuột trên máy tính. Trong thời đại công nghệ thông tin hiện nay, thời gian quý như vàng bạc, hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp và người tiêu dùng tiết kiệm được rất nhiều thời gian, công sức, nâng cao hiệu suất làm việc cũng như chất lượng dịch vụ.
1.4 Hóa đơn điện tử chuyên nghiệp, đa dạng hơn về phương thức vận chuyển.
Xét về mặt thẩm mỹ, hóa đơn điện tử được trình bày dễ nhìn, chuyên nghiệp hơn nhiều so với phương thức hóa đơn giấy truyền thống. Khi có sai sót về thông số, với hóa đơn giấy người tạo hóa đơn sẽ phải gạch xóa hoặc xuất hóa đơn mới, còn đối với hóa đơn điện tử, chỉ cần chỉnh sửa đơn giản, rất đẹp mắt.
Với hóa đơn truyền thống, doanh nghiệp sẽ phải sử dụng bưu điện, văn phòng chuyển phát nhanh,…để chuyển tới tay khách hàng. Hóa đơn điện tử cung cấp nhiều phương thức thuận tiện và đa dạng để gửi hóa đơn tới người tiêu dùng như: gửi qua thư điện tử, gửi qua tin nhắn SMS, chuyển qua file zip hay thậm chí qua USB. Tất cả phương thức trên đều nhanh chóng, an toàn và tiết kiệm.
Có thể nói, ưu điểm sử dụng hóa đơn điện tử là nhanh chóng, an toàn, chính xác và tiết kiệm chi phí giúp hóa đơn điện tử dần thay thế hóa đơn truyền thống, khẳng định vị thế vững chắc của mình trong lòng doanh nghiệp cũng như người tiêu dùng.
2. Phần mềm hóa đơn điện tử M-Invoice chuyên nghiệp và được ưa chuộng nhất.
M-Invoice được Tổng cục Thuế Việt Nam đánh giá là một trong những phần mềm hóa đơn điện tử an toàn và chuyên nghiệp nhất hiện nay bởi chất lượng dịch vụ hàng đầu, đội ngũ tư vấn tận tâm phục vụ 24/7. Đặc biệt nhất, M-Invoice sở hữu những tính năng hiện đại vượt trội nhằm đảm bảo sự bảo mật thông tin hóa đơn thể hiện ưu điểm của hóa đơn điện tử – dù những hacker mũ đen cũng không thể đánh cắp thông tin dữ liệu của doanh nghiệp.
Trụ sở M-Invoice :
Hà Nội: Tầng 12, Trung tâm Đào tạo CNTT & TT, Số 1 Hoàng Đạo Thúy, Quận Thanh Xuân.
Thành phố Hồ Chí Minh: P203 HUD Building, Số 159 Điện Biên Phủ, Phường 15, Quận Bình Thạnh
Email: [email protected]
Hotline: 0901 80 16 18
