Thế nào là hóa đơn điện tử hợp pháp và hợp lệ? Sử dụng, lưu trữ, và chỉnh lý hóa đơn điện tử như thế nào tiện ích nhất và không vi phạm quy định của pháp luật là điều bộ phận kế toán của doanh nghiệp cần hiểu rõ để thực hiện chính xác.
Đọc thêm
1. Thế nào là hóa đơn điện tử hợp pháp, hợp lệ?
Hóa đơn điện tử hợp pháp nghĩa là bản hóa đơn đó tuân thủ đúng theo các quy định của pháp luật: doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh phải tiến hành đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử và nhận được sự cấp phép của Bộ Tài Chính. Đồng thời, thông tin về khoản chi – khoản thu trên hóa đơn điện tử có đầy đủ chứng từ chứng minh, không chi khống thu khống. Hóa đơn điện tử không hợp pháp là hóa đơn giả mạo, hóa đơn chưa đăng ký trên hệ thống và hóa đơn chưa thông báo phát hành.
Sử dụng hóa đơn điện tử bất hợp pháp là trường hợp lập khống hóa đơn điện tử, sử dụng hóa đơn điện tử của hàng hóa/dịch vụ này để chứng minh cho hàng hóa/dịch vụ khác; lập hóa đơn điện tử phản ánh giá trị thanh toán thấp hoặc cao hơn giá trị thực tế, sử dụng hóa đơn điện tử quay vòng trong trường hợp vận chuyển hàng hóa lưu thông.
Hóa đơn điện tử hợp lệ là hóa đơn hợp pháp, tuân thủ đầy đủ các quy định về nội dung, tiêu thức, kí hiệu của Chính Phủ và Bộ Tài Chính và đảm bảo sự toàn vẹn thông tin trên hóa đơn điện tử
2. Một số sai phạm hay mắc phải khi sử dụng hóa đơn điện tử hợp pháp, hợp lệ
Trong quá trình sử dụng, doanh nghiệp có thể mắc một số sai phạm khiến hóa đơn điện tử hợp pháp nhưng chưa hợp lệ như:
- Sử dụng mực đỏ, mực phai,…trên hóa đơn
- In/Viết sai ngày tháng năm; tên, mã số thuế và địa chỉ doanh nghiệp trên hóa đơn
- Thông tin trên hóa đơn bị sai lệch về số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất,….
- Thiếu tiêu thức tên và chữ ký của bên bán. Thiếu tiêu thức chữ ký của bên mua trong trường hợp bên mua là đơn vị kế toán.
Hiện nay, có nhiều phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp trong việc sử dụng hóa đơn điện tử một cách nhanh chóng, chính xác và uy tín. Trong đó, có thể kể đến phần mềm cung cấp hóa đơn điện tử và hóa đơn điện tử xác thực M-Invoice.
3. Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử hợp pháp thông qua cổng thông tin của Tổng cục Thuế
Để tra cứu tính hợp pháp của một hóa đơn điện tử, doanh nghiệp thực hiện các công đoạn sau:
- Bước 01: truy cập vào địa chỉ trang web https://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn
- Bước 02: chọn mục “Thông Tin” –> chọn “Tra Cứu Một Hóa Đơn”
- Bước 03: điền thông tin của hóa đơn và chọn mục “Tìm Kiếm”
Nếu hiển thị đầy đủ thông tin của doanh nghiệp bán hàng hoá dịch vụ và thông tin hoá đơn thì hoá đơn đó là hợp lệ. Trong trường hợp chỉ có “Thông tin người bán hàng hóa dịch vụ” và không có thông tin hóa đơn thì doanh nghiệp đó chưa tiến hành thông báo phát hành hóa đơn, hóa đơn đó chưa hợp pháp.
4. Phần mềm hóa đơn điện tử uy tín M-Invoice
Phần mềm hóa đơn điện tử M-Invoice giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, giảm thiểu khối lượng công việc cho bộ phần kế toán – kiểm toán; giúp công tác quản trị chuyên nghiệp, nhanh chóng hơn. Hóa đơn điện tử không những giải quyết tồn đọng và lỗ hổng của hình thức hóa đơn giấy mà còn mang lại những tiện ích không thể chối cãi cho doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, nhà nước và khách hàng.
Đội ngũ tư vấn viên giàu kinh nghiệm làm việc 24/7 sẵn sàng hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc của doanh nghiệp. M-Invoice hỗ trợ xuất hóa đơn đúng quy tắc, quy định về hình thức theo luật. Đảm bảo mang lại sự chuyên nghiệp, uy tín và nhanh chóng cho doanh nghiệp, tổ chức.
Nếu có thắc mắc về hình thức hóa đơn điện tử nói chung, về hóa đơn điện tử hợp pháp hợp lệ hay những thủ tục pháp lý, quy định cần thiết để khởi tạo và sử dụng hóa đơn điện tử, quý khách hàng vui lòng liên hệ trưc tiếp tới hotline 0901 80 16 18 để nhân được sự tư vấn miễn phí từ các chuyên gia đầu ngành về thuế và kinh tế tại M-Invoice.
Trụ sở M-Invoice :
Hà Nội: Tầng 12, Trung tâm Đào tạo CNTT & TT, Số 1 Hoàng Đạo Thúy, Quận Thanh Xuân.
Thành phố Hồ Chí Minh: P203 HUD Building, Số 159 Điện Biên Phủ, Phường 15, Quận Bình Thạnh
Email: [email protected]
