Trong thời hiện đại hóa – công nghệ hóa hiện nay, hóa đơn điện tử dần bứt phá trở thành công cụ đắc lực của mọi doanh nghiệp. Cùng so sánh hóa đơn điện tử với loại hình hóa đơn giấy thông thường để đưa ra giải pháp hóa đơn tối ưu cho tổ chức, doanh nghiệp.
Đọc thêm
1. Thế nào là hóa đơn thường và hóa đơn điện tử
Hóa đơn thường hay còn gọi là hóa đơn giá trị giá tăng là hóa đơn chính thức do Bộ Tài Chính Việt Nam ban hành áp dụng cho các doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh tại Việt Nam. Hóa đơn này được doanh nghiệp tìm nhà in sau đó in ra để sử dụng.
Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông tin dữ liệu điện tử về kinh doanh hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử (máy tính, điện thoại,…) được Nhà Nước và Bộ Tài Chính Việt Nam cấp phép và khuyến khích/bắt buộc sử dụng.
2. So sánh hóa đơn điện tử và hóa đơn truyền thống
Khi so sánh hóa đơn điện tử cùng với các loại hóa đơn truyền thống khác, cần so sánh qua các mục như cách phát hành, cách lưu trữ, ưu điểm, hạn chế của từng loại.
So sánh về cách phát hành.
| Hóa đơn thường | Hóa đơn điện tử | |
| Tiến trình phát hành của hóa đơn thường cần qua một số thủ tục hành chính như: doanh nghiệp làm đơn đề nghị xin phép đặt in hoá đơn đỏ, tìm nhà in đủ điều kiện để làm hợp đồng thuê in, làm hồ sơ đặt in sau đó đặt in và nhận sau khi nhà in hoàn thành. Tiến trình này thông thường kéo dài 4 – 7 ngày | Doanh nghiệp đủ điều kiện sử dụng lập văn bản xác nhận sử dụng hóa đơn điện tử gửi tới cơ quan thuế sau đó doanh nghiệp có thể tự thiết kế hoặc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử gửi hóa đơn. Tiến trình này kéo dài trong vòng 24h. |
Như vậy, khi so sánh hóa đơn điện tử với hóa đơn giá trị gia tăng có thể thấy cách phát hành của hóa đơn điện tử nhanh chóng, tiện lợi, ít thủ tục hành chính hơn.
So sánh về cách lưu trữ
| Hóa đơn thường | Hóa đơn điện tử | |
| Sử dụng bìa kẹp hồ sơ, sổ sách,…lưu trữ trong phòng văn thư một cách thủ công. Việc lưu trữ này không phòng chống được nguy cơ hỏng, mất như hỏa hoạn, ngập lụt, rách nát,… |
Lưu trữ trong hệ thống dữ liệu của máy tính, phần mềm hóa đơn hoặc dữ liệu đám mây. Giảm thiểu nguy cơ thất lạc, hỏng hóc, mất mát. Ngoài ra, Hóa đơn điện tử M-Invoice có thêm Module Quản lý hóa đơn điện tử đầu vào giúp cho việc lưu trữ hóa đơn điện tử toàn diện và tiện dụng hơn. |
So sánh về ưu điểm
– Hóa đơn thường
Hóa đơn thường có độ chính xác cao vì doanh nghiệp phải mất rất nhiều thời gian, công sức cho việc chuẩn bị giấy tờ có liên quan cũng như thực hiện đầy đủ các công đoạn để đáp ứng yêu cầu của cơ quan thuế.
Đồng thời, với những người lớn tuổi không sử dụng mạng Internet, hóa đơn thường quen thuộc hơn.
– Hóa đơn điện tử
So sánh hóa đơn điện tử với hóa đơn thường, loại hình hóa đơn mới này có nhiều ưu thế như:
- Tiết kiệm chi phí: Giảm chi phí in ấn hóa đơn, lưu trữ hóa đơn, vận chuyển hóa đơn
- Tính bảo mật: Đảm bảo độ chính xác và an toàn cao, tránh tình trạng làm giả hóa đơn: quy trình xác thực hóa đơn khép kín với nhiều bước bảo mật giúp cho hóa đơn khó có thể bị giả mạo.
- Tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp, giảm thiểu các thủ tục hành chính: Có thể tạo mẫu hóa đơn, phát hành hóa đơn ngay tại doanh nghiệp và được cơ quan thuế chấp nhận ngay trong ngày.
- Dễ dàng gửi tới khách hàng, đối tác qua email, tin nhắn,…
So sánh về nhược điểm
– Hóa đơn thường
- Chi phí phát sinh cao: tiền in ấn, vận chuyển, lưu trữ, nhân sự
- Có nguy cơ bị làm giả hóa đơn cao
- Có nguy cơ mất mát, hỏng, cháy, ướt, rách cao
- Thủ tục hành chính, pháp lý nhiêu khê
– Hóa đơn điện tử
Cần sở hữu máy tính và kết nối Internet cũng như nhân lực có đủ trình độ để sử dụng hóa đơn điện tử chính xác, nhanh chóng.
M-Invoice là một trong những giải pháp hóa đơn điên tử và hóa đơn điện tử xác thực được chứng nhận bởi cơ quan thuế – tự hào là một trong những phần mềm hóa đơn chuyên nghiệp – bảo mật – tiện ích, mang đến cho doanh nghiệp dịch vụ hoàn hảo nhất.
Phần mềm hóa đơn điện tử M-Invoice giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, giảm thiểu khối lượng công việc cho bộ phần kế toán – kiểm toán; giúp công tác quản trị chuyên nghiệp hơn, nhanh chóng hơn và hiệu quả hơn.
Nếu có thắc mắc về hóa đơn điện tử nói chung và so sánh hóa đơn điện tử với các loại hình hóa đơn khác nói riêng, quý khách hàng vui lòng liên hệ tới hotline 0901 80 16 18 để nhân được sự tư vấn miễn phí từ các chuyên gia đầu ngành về thuế và kinh tế tại M-Invoice.
