Quy Định Về Đóng Dấu Và Chữ Ký Trên Hóa Đơn Điện Tử

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp/ tổ chức đang tiến hành chuyển đổi từ hóa đơn truyền thống sang hình thức hóa đơn điện tử. Một trong những vấn đề nhiều doanh nghiệp còn thắc mắc chính là đóng dấu và chữ ký trên hóa đơn điện tử. M-Invoice sẽ đưa ra những căn cứ pháp lý chính thống cũng như trình bày rõ ràng về mục con dấu và chữ ký này để doanh nghiệp nắm rõ hơn về hình thức hóa đơn hiện đại này.

Có cần đóng dấu và chữ ký trên hóa đơn điện tử hay không?

Căn cứ theo Điểm B, Khoản 2, Điều 5 của Thông tư 119/TT-BTC quy định:

“Tổ chức kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ có thể khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký của người mua hoặc dấu của người bán trong các trường hợp sau: hóa đơn điện, hóa đơn nước, hóa đơn dịch vụ viễn thông, hóa đơn dịch vụ ngân hàng; đáp ứng đủ điều kiện tự in hóa đơn theo hướng dẫn tại Thông tư. Trường hợp kinh doanh dịch vụ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức đơn vị tính”

Theo Điểm E, Khoản 1 và Khoản 2, Điều 6 Thông tư số 32/2011/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về nội dung, đóng dấu và chữ ký trên hóa đơn điện tử quy định: Hóa đơn điện tử cần có những nội dung: chữ ký điện tử theo đúng quy định pháp luật của bên bán; ngày – tháng – năm khởi tạo và gửi hóa đơn. Trong trường hợp bên mua là một đơn vị kế toán thì cần có chữ ký điện tử của bên mua trên hóa đơn. Một số trường hợp hóa đơn điện tử không có đầy đủ các nội dung bắt buộc được thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài Chính.

Hoa đơn điện tử

Theo những quy định được nêu trong thông tư, những trường hợp sau người mua không nhất thiết phải ký điện tử trên hóa đơn:

  • Bên mua không phải là một đơn vị kế toán
  • Hoặc bên mua là một đơn vị kế toán, nhưng có đầy đủ những hồ sơ, chứng từ chứng minh được việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa bên bán với bên mua như:
    + Hợp đồng kinh tế
    + Phiếu xuất kho
    + Biên bản giao nhận hàng hóa,
    + Biên nhận thanh toán,
    + Phiếu thu,…

Như vậy, câu trả lời cho câu hỏi hóa đơn điện tử có cần dấu đỏ không đã được giải đáp và quy định rõ trong văn bản của Chính phủ và Bộ Tài Chính. Nếu tổ chức/doanh nghiệp có đủ điều kiện tự in hóa đơn theo quy định của pháp luật, và thông báo phát hành hóa đơn không cần chữ ký cũng như con dấu, thì trên hóa đơn điện tử không cần con dấu của người bán và chữ ký của người mua. Bên mua không nhất định phải ký điện tử trên hóa đơn nếu nằm trong những trường hợp được nêu rõ ở trên.

Một số quy định cần biết về đóng dấu và chữ ký trên hóa đơn điện tử

Theo Khoản 3 Điều 4 Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 đã quy địnhvề đóng dấu và chữ ký trên hóa đơn điện tử , đã nêu ra một số trường hợp trên hóa đơn không bắt buộc có những nội dung bắt buộc như chữ ký hoặc con dấu, trừ trường hợp bên mua là một đơn vị kế toán yêu cầu bên bán phải lập hóa đơn có đầy đủ các mục đã quy định.

  • Hóa đơn tự in của tổ chức kinh doanh như siêu thị, trung tâm thương mại được thành lập đúng với quy định của pháp luật, không bắt buộc phải có tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký của bên mua hoặc con dấu của bên bán
  • Trên tem hoặc vé có mệnh giá in sẵn không bắt buộc phải có dấu – chữ ký của bên bán; tên, địa chỉ, mã số thuế của bên mua.
  • Doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử với số lượng lớn, chấp hành đúng và đầy đủ luật pháp, căn cứ vào đặc điểm, phương thức kinh doanh, cách thức lập hóa đơn và dựa trên cơ sở đề nghị của doanh nghiệp, Tổng cục thuế xem xét và gửi văn bản hướng dẫn hóa đơn không bắt buộc phải có tiêu thức “dấu của bên bán”.

Đóng dấu hóa đơn điện tử

Để được tư vấn kỹ hơn về hóa đơn điện tử có cần dấu đỏ không cũng như một số quy định cần nắm rõ về hóa đơn điện tử, Quý Khách hàng hãy gọi 0901 80 16 18 để nhận được sự tư vấn từ những chuyên gia đầu ngành của M-Invoice.

Trụ sở M-Invoice :

Hà Nội: Tầng 12, Trung tâm Đào tạo CNTT & TT, Số 1 Hoàng Đạo Thúy, Quận Thanh Xuân.

Thành phố Hồ Chí Minh: P203 HUD Building, Số 159 Điện Biên Phủ, Phường 15, Quận Bình Thạnh

Email: info@minvoice.vn

Hotline: 0901 80 16 18