Kiểm tra hóa đơn điện tử có dấu hiệu rủi ro

Kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ và có dấu hiệu rủi ro như thế nào?

Trải qua 03 năm, cả nước đã áp dụng hóa đơn điện tử có kết nối với Tổng cục thuế. Tuy nhiên, nhiều Doanh nghiệp / Kế toán / và những người mua vẫn còn lúng túng trong việc xác định các loại hóa đơn, tính hợp lệ và các yếu tố rủi ro của hóa đơn điện tử. Qua bài viết này, M-Invoice sẽ hướng dẫn, Doanh nghiệp / các AC làm nghề có thể dễ dàng phân biệt và xác định hóa đơn điện tử hợp lệ và rủi ro như thế nào.

Nhân tiện đây, M-Invoice xin nhấn mạnh là tại thời điểm này hóa đơn điện tử được trình bày ở dạng PDF, in giấy và in chuyển đổi không có giá trị pháp lý làm căn cứ chứng minh trừ trường hợp hóa đơn điện tử là hóa đơn điện tử khởi tạo từ Máy tính tiền. (theo khoản 3 Điều 7 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP) chỉ có giá trị thể hiện thông tin hóa đơn điện tử. Hóa đơn điện tử là file dữ liệu có định dạng là XML ( được quy định tại: Điều 12: Định dạng của hóa đơn điện tử trong Nghị định số 123/2020/NĐ-CP)

Đăng ký miễn phí Phần mềm Quản lý rủi ro hóa đơn 

Các loại hóa đơn điện tử phổ biến hiện nay

Trong khuôn khổ bài viết này, M-Invoice không nêu tất cả các loại hóa đơn điện tử hiện có mà chỉ tập trung vào những loại hóa đơn phổ biến. Cách phân loại và xác định tính hợp lệ. Để phân biệt các loại hóa đơn điện tử chúng ta dựa vào phần mẫu số và ký hiệu thể hiện trên hóa đơn điện tử thường nằm ở góc Trên bên phải của bản thể hiện hóa đơn. Có những hóa đơn thể hiện tách riêng mẫu số là một ký tự số và tiếp đến là 7 ký tự ký hiệu. Thông thường, các nhà cung cấp hiện nay viết liền Mẫu số và Ký hiệu thành 1 cụm gồm 8 ký tự viết liền và có ý nghĩa như sau:

1 C 24 T MV hoặc 2 C 24 T MV

Trong đó:

• 01 Ký tự đầu tiên là dạng số: quy định Loại của 1: Hóa đơn giá trị gia tăng / 2: hóa đơn bán hàng
• 01 Ký tự thứ 2 là dạng chữ cái: quy định Loại hóa đơn là C: Có mã / K: Không có mã của Cơ quan thuế
• 02 Ký tự thứ 3, 4 là dạng số: là 2 số cuối của năm phát hành hóa đơn. VD năm nay là năm  2024 thì 2 ký tự đó là 24, sang năm sẽ là 25. Đây cũng là dấu hiệu nhận biết nếu Người mua hàng trong năm nay mà nhận được Ký hiệu là 23 hay 25 thì 100% là hóa đơn điện tử không hợp lệ.
• 01 Ký tự thứ 5 là dạng chữ cái: quy định việc phát hành hóa đơn điện tử: T là hóa đơn điện tử do Doanh nghiệp tự đăng ký phát hành  / M là hóa đơn điện tử DN cũng đăng ký nhưng được khởi tạo từ máy tính tiền, điều đặc biệt của loại này là hóa đơn điện tử hợp lệ có thể được thể hiện ở dạng giấy và không cần ký điện tử. Nhưng làm sao để biết hóa đơn điện tử có hợp lệ hay không thì chúng ta sẽ  nói ở phần sau.
• 02 ký tự thứ 6,7 là 2 ký hiệu bằng chữ cái: 2 Ký tự này được bên bán tự quy định phục vụ cho công tác quản lý và theo dõi của người phát hành hóa đơn điện tử.

Ví dụ thể hiện các ký tự của ký hiệu mẫu hóa đơn điện tử và ký hiệu hóa đơn điện tử:

• “1C22TAA” – là hóa đơn giá trị gia tăng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2022 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan thuế;
• “2C22TBB” – là hóa đơn bán hàng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2022 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức, hộ cá nhân kinh doanh ký sử dụng với cơ quan thuế;
• “1C23LBB” – là hóa đơn giá trị gia tăng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2023 và là hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh;
• “1K23TYY” – là hóa đơn giá trị gia tăng loại không có mã được lập năm 2023 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan thuế;
• “1K22DAA” – là hóa đơn giá trị gia tăng loại không có mã được lập năm 2020 và là hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức bắt buộc do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng,
• “6K22NAM” – là phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử loại không có mã được lập năm 2022 doanh nghiệp đăng ký với cơ quan thuế;
• “6K22BAB” – là phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử loại không có mã được lập năm 2022 do doanh nghiệp đăng ký với cơ quan thuế.

Chi tiết hơn anh chị tìm hiểu thêm tại Điều 4 của Thông tư 78/2021/TT-BTC

Như vậy, khi nhìn 1 tờ hóa đơn điện tử được in thể hiện, chúng ta đã biết được loại hóa đơn, tiếp đến chúng ta sẽ đi sâu vào cách kiểm tra, phân tích và tra cứu tính hợp lệ của hóa đơn điện tử.

Tùy vào từng loại hóa đơn điện tử, mà thời điểm kiểm tra, tra cứu hóa đơn điện tử có nhiều khác biệt. Hóa đơn điện tử hợp lệ khi được ký điện tử và gửi tới CQT trừ 1 số trường hợp đặc biệt của hóa đơn điện tử không mã gửi bảng tổng hợp và hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

Loại hóa đơn điện tử	Thời điểm chậm nhất phải gửi CQT	Thời điểm Có thể tra cứu trên trang Thuế	Ghi chú
Loại hóa đơn điện tử Có mã của Cơ quan thuế VD: “1C22TAA”	Gửi luôn khi ký phát hành hóa đơn điện tử để CQT cấp mã.	Loại hóa đơn điện tử này có thể tra cứu ngay sau khi phát hành hóa đơn.	Là loại hóa đơn do CQT cấp mã phải chuyển đầy đủ hóa đơn XML nên khi tra cứu chúng ta có thể tải được file XML từ CQT.
Loại hóa đơn điện tử không có mã của Cơ quan thuế chuyển đầy đủ VD: 1K23TYY	Gửi đến Cơ quan thuế trong ngày.	Có thể tra cứu muộn nhất vào ngày hôm sau.	Là loại hóa đơn không cần CQT cấp mã nhưng phải chuyển đầy đủ hóa đơn XML nên khi tra cứu chúng ta có thể tải được file XML từ CQT.
Loại hóa đơn điện tử có mã khởi tạo từ máy Tính tiền VD: “1C23MBB”	Gửi đến CQT trong ngày. Đang có dự thảo là phải gửi hóa đơn chậm nhất là 12h ngày hôm sau.	Có thể tra cứu muộn nhất sau 24h kể từ lúc nhận được hóa đơn.	Mã loại hóa đơn này do Phần mềm tự sinh ra không phải mã của CQT cấp nên Mã trên hóa đơn có trước khi gửi lên CQT.
Loại hóa đơn điện tử không có mã của Cơ quan thuế gửi bảng tổng hợp. VD: 1K23TYY	Chậm nhất ngày 20 của tháng sau. Các đơn vị này có đặc thù là kê khai theo tháng	Có thể tra cứu khi Người bán gửi thông tin hóa đơn lên Cơ quan thuế.	Không thể lấy XML trên Cơ quan thuế. Chúng ta cần yêu cầu người bán gửi XML qua email hoặc lên công thông tin tra cứu của người bán hoặc nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử của đơn vị đó để lấy file xml về.

Vậy một hóa đơn điện tử hợp lệ thì điều đầu tiên là chúng ta phải tra cứu được trên Trang của tổng cục thuế hoặc tại https://kiemtrahoadon.vn  Bên cạnh đó, chúng ta có thể vào trang của nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử cho bên bán để tra cứu tải hóa đơn điện tử XML để kiểm tra chi tiết hơn về tính hợp lệ của dữ liệu hóa đơn điện tử.

Lưu ý về thời điểm có thể tra cứu trên trang thuế nhé. Còn tra cứu tại thông tin người bán cung cấp sẽ giúp DN tải về nhanh chóng các dữ liệu hóa đơn dạng PDF chính tông và file XML gốc của hóa đơn điện tử do người bán phát hành.

Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử mới nhất hiện nay

Để tra cứu hóa đơn điện tử, chúng ta cần có các thông tin cơ bản sau: Ký hiệu mẫu số hóa đơn, Mã số thuế người bán, Số hóa đơn và tổng số tiền thanh toán. Sau khi có những thông tin trên, chúng ta có thể kiểm tra ở 1 số địa chỉ sau:

• Cổng thông tin Tổng cục thuế tại địa chỉ: https://hoadondientu.gdt.gov.vn. Hướng dẫn chi tiết tra cứu hóa đơn điện tử trang Tổng cục thuế tại đây
• Tra cứu tương tự như Cổng thông tin của Tổng cục thuế, M-Invoice có cung cấp trang tra cứu miễn phí tại địa chỉ: https://kiemtrahoadon.vn
  • Việc tra cứu, Người dùng tra cứu giống trang của Tổng cục thuế, tuy nhiên tại trang này, chúng ta có thể Tải lên File XML của hóa đơn điện tử để kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử nhanh chóng và thuận tiện hơn.

Dấu hiệu hóa đơn điện tử có rủi ro bao gồm các yếu tố sau:

Sau khi phân biệt được loại hóa đơn điện tử và thời điểm có thể tra cứu được hóa đơn, chúng ta xem thêm tính hợp lệ của hóa đơn đã cung cấp đủ loại thông tin nội dung chưa được quy định tại Điều 10 của nghị định số 123/2020/NĐ-CP

Do cấu trúc file dữ liệu hóa đơn điện tử là file XML nên bình thường chúng ta khó kiểm tra hơn các định dạng file PDF, nên việc kiểm tra hóa đơn điện tử có hợp lệ hay không chúng ta cần có file dữ liệu XML thì mới khẳng định được chắc chắn vì hiện nay vẫn tồn tại rất nhiều nhà cung cấp khi in file PDF đã thay đổi theo yêu cầu của khách hàng dẫn đến sai lệch các thông tin quan trọng đặc biệt là ngày lập, ngày ký và ngày gửi đến Cơ quan thuế.

Cần lưu ý là khi nhận được hóa đơn chúng ta cần phải tra cứu hóa đơn trên cổng thông tin của bản thân DN mình hoặc để lấy thêm thông tin như file XML, PDF của người bán chúng ta nên lên trên trang tra cứu của Nhà cung cấp hóa đơn điện tử cho người bán để tra cứu và lấy những file cần thiết cho quá trình kiểm tra như file XML. Để thuận tiện cho công tác này M-invoice có cung cấp phần mềm quản lý rủi ro hóa đơn mSMI chi tiết liên hệ M-invoice nhé.

Một số chỉ tiêu nổi bật mà chúng ta sử dụng để kiểm tra tính hợp lệ:

• Phải tra cứu được trên trang của Tổng cục thuế hoặc kiemtrahoadon.vn
• Kiểm tra tính toàn vẹn của dữ liệu XML
• Kiểm tra dựa vào Ngày lập / Ngày phát hành hóa đơn / Ngày giờ ký hóa đơn điện tử / Ngày giờ gửi Cơ quan thuế.
• Kiểm tra tư cách hợp lệ của người bán: Công tác này cần làm thường xuyên để kịp thời phát hiện và xử lý chủ động phòng ngừa trước khi Cơ quan thanh kiểm tra.

Lưu ý: đối với hóa đơn điện tử thì người bán kê khai theo ngày lập hóa đơn, còn người mua kê khai theo ngày ký hóa đơn điện tử đối với hóa đơn điện tử không có mã hoặc kê khai theo ngày gửi Cơ quan thuế (tức là ngày cấp mã hoặc ngày gửi hóa đơn lên thuế) 

• Ký hiệu năm không cùng với năm phát hành hóa đơn:
  VD: hóa đơn điện tử có ngày hóa đơn là: 18/10/2024 những có ký hiệu là 1C23TYY vậy thời điểm phát hành là năm 2024 mà nhận được hóa đơn có ký tự thứ 3,4 là 2 số: không phải 24 thì 100% là hóa đơn giả không hợp lệ. Những hóa đơn dạng này thì sẽ không tra cứu được trên trang thuế.
  • Mức độ lỗi: Nghiêm trọng => Sử dụng hóa đơn bất hợp pháp.
  • Hướng xử lý: Loại hóa đơn này và không kê khai.
• Ngày lập hóa đơn và ngày ký hóa đơn không trùng khớp: 
  • Ngày ký hóa đơn trước ngày lập hóa đơn: Trường hợp này chỉ có làm giả hóa đơn mới xẩy ra được thôi và sẽ bị CQT từ trối nếu vấn đến tay người mua thì thường là hóa đơn giả
    • Mức độ lỗi: Nghiêm trọng => Sử dụng hóa đơn bất hợp pháp.
  • Ngày ký hóa đơn sau ngày lập hóa đơn: Trường hợp này khá phổ biến, phương pháp kê khai thì như hướng dẫn trên. Tuy nhiên, hết sức lưu ý với khoảng cách số ngày ký muộn hơn ngày lập quá xa cá biệt có những hóa đơn xuyên qua cả 2 quý sẽ dẫn đến việc phải giải trình cho cơ quan thuế rất phức tạp đặc biệt là người bán.
    • Mức độ lỗi: Cảnh báo => Cần phải chuẩn bị phương án giải trình.
• Ngày ký hóa đơn không trùng với ngày cấp mã hoặc ngày gửi lên cơ quan thuế:
  • Mức độ lỗi: Rủi ro cao với bên bán và Cảnh báo về ngày kê khai với bên mua, Bên mua cần kê khai theo ngày cấp mã của CQT / Ngày hóa đơn được gửi đến CQT hoặc ngày ký nếu là hóa đơn Không mã chuyển bảng tổng hợp.

Như VD trên chúng ta thấy, việc kiểm tra hóa đơn điện tử rủi ro như hóa đơn trên xác định dựa vào ngày ký và ngày cấp mã hóa đơn. Ngày ký và cấp mã hóa đơn quá cách xa nhau, thậm trí là liên năm thì đây là 1 rủi ro lớn. Để kịp thời phát hiện các dấu hiệu này, đòi hỏi các kế toán phải cẩn trọng kiểm tra hóa đơn ở file có định dạng là XML không sử dụng file PDF hay file in giấy làm căn cứ.

Để thuận tiện hơn trong công tác kiểm tra rủi ro của hóa đơn điện tử, M-invoice đã phát triển Phần mềm Quản lý rủi ro hóa đơn mSMI với nhiều chức năng và tiện ích tự động. Giúp cho kế toán, Doanh nghiệp chủ động phòng tránh sớm và kịp thời đưa ra các giải pháp khắc phục.

Đăng ký sử dụng Quản lý rủi ro hóa đơn mSMI miễn phí

Tìm hiểu về Phần mềm Quản lý rủi ro hóa đơn mSMI tại đây!