Hóa đơn điện tử từng bước thay thế hóa đơn giấy truyền thống trở thành công cụ không thể thiếu trong mục quản lý hóa đơn.Cùng tìm hiểu một trong những lý do nên sử dụng hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp, tổ chức nên nắm rõ để tiến hành chuyển đổi sang loại hình hóa đơn hiện đại này.
Những lý do nên sử dụng hóa đơn điện tử trong kinh doanh và quản lý
1. Giảm thiểu chi phí, tiết kiệm ngân sách cho doanh nghiệp
Một trong những lý do nên sử dụng hóa đơn điện tử chính là giá thành phải chăng cũng như chi phí duy trì thấp của chúng. Sự xuất hiện của loại hình hóa đơn điện tử hiện đại này giúp tổ chức, doanh nghiệp giảm thiểu tới 90% chi phí cho vấn đề khởi tạo cũng như xử lí và lưu trữ hóa đơn. Những khoản chi tiêu dành cho hóa đơn giấy bao gồm: chi phí in ấn, chi phí nhân sự, chi phí gửi và chi phí lưu trữ. Với hình thức hóa đơn điện tử, mọi thao tác đều được tiến hành trên hệ thống máy tính, giúp doanh nghiệp tối giản được khoản chi phí đầu tư cho văn phòng phẩm, máy in cũng như nguồn nhân lực để thực hiện công đoạn phát hành cũng như in ấn hóa đơn.
Với những khách hàng, đối tác ở xa, doanh nghiệp bắt buộc phải chi trả khoản phí vận chuyển cho bưu điện hoặc đơn vị giao hàng nhằm gửi bản hóa đơn tới tay khách hàng. Đồng thời, tổ chức bắt buộc phải chi trả một khoản không nhỏ cho không gian lưu trữ hóa đơn và nhân lực để kiểm kê, phân loại hóa đơn. Với hóa đơn điện tử, chúng ta có thể dễ dàng gửi thư điện tử (email/sms) tới tay khách hàng chỉ sau 1 đến 2 phút hoàn toàn miễn phí, việc lưu trữ và phân loại chỉ cần một chiếc máy tính có nối mạng. Nhìn chung, khi sử dụng hóa đơn hiện đại, doanh nghiệp chỉ cần bỏ ra 1/10 khoản chi phí trước đây khi sử dụng hóa đơn giấy và vẫn thu về kết quả tương đương, thậm chí hiệu quả hơn.
2. Hóa đơn điện tử an toàn, bảo mật, loại trừ nạn hóa đơn giả
Nếu như trước đây, vấn nạn hóa đơn giả tràn lan ảnh hưởng nặng nề tới uy tín của doanh nghiệp cũng như lợi ích của khách hàng thì ngày nay vấn nạn này đã dễ dàng được giải quyết với hóa đơn điện tử. Lý do sử dụng hóa đơn điện tử đối với nhiều tổ chức kinh tế chính là độ an toàn, bảo mật gần như tuyệt đối của hình thức này. Mỗi hóa đơn điện tử đều có mã riêng của doanh nghiệp hoặc mã xác thực của cơ quan thuế, chỉ những người có quyền truy cập vào phần mềm mới có thể nhận thông tin hoặc chỉnh lý hóa đơn, chính vì thể khả năng làm giả hóa đơn điện tử gần như bằng không, đảm bảo độ bảo mật thông tin cao cho doanh nghiệp
3. Bỏ qua thủ tục hành chính rắc rối, tiết kiệm thời gian cho cả doanh nghiệp và khách hàng
Khi sử dụng hóa đơn giấy, doanh nghiệp sẽ mất khoảng 1 – 2 tuần để xin xác nhận mẫu hóa đơn với nhiều bước thủ tục nhiêu khê như : thiết kế mẫu, gửi bản mẫu tới cơ quan thuế, chờ cơ quan thuế chứng thực và gửi lại,…..Hơn thế nữa, hàng tháng bộ phận kiểm toán – kế toán cần tiến hành lập bảng báo cáo chi tiết về sử dụng hóa đơn phức tạp và mất nhiều thời gian. Đồng thời, việc xuất hóa đơn giấy cần khoảng 10 – 15 phút để tiến hành lấy thông tin, viết tay, xin chữ ký 2 bên, đóng dấu đỏ sau đó vào hồ sơ
Những thủ tục rắc rối trên đều được giảm thiểu khi sử dụng hóa đơn điện tử. Chỉ trong vòng 24h, doanh nghiệp hoàn toàn có thể thiết kế mẫu hóa đơn riêng và được tổng cục thuế phê duyệt. Việc khởi tạo – chỉnh lý – xuất – gửi hóa đơn chỉ cần 4 – 5 phút với một vài thao tác đơn giản trên máy tính. Có thể nói, hóa đơn điện tử mang lại lợi ích khổng lồ về mặt thời gian và đơn giản hóa công việc quản lý hóa đơn cho doanh nghiệp/tổ chức kinh tế.
Những lý do nên sử dụng hóa đơn điện tử M-Invoice
M-Invoice là một những phần mềm hóa đơn điện tử hiếm hoi được Tổng cục thuế chứng nhận và giới thiệu bởi sự uy tín, an toàn và tiện ích. Những lý do nên sử dụng hóa đơn điện tử M-Invoice chính là : mức độ bảo mật cao cấp (ngay cả những hacker hàng đầu cũng không thể xâm nhập vào hệ thống), phần mềm tích hợp nhiều tiện ích hỗ trợ nghiệp vụ kế toán và quá trình quản trị doanh nghiệp, sẵn sàng hỗ trợ doanh nghiệp 24/7 với đội ngũ tư vấn chuyên nghiệp
Để được tư vấn kỹ hơn về hóa đơn điện tử và nắm rõ lý do sử dụng hóa đơn điện tử dành cho các Doanh nghiệp và tổ chức, Quý Khách hàng hãy gọi 0901 80 16 18 để nhận được sự tư vấn từ những chuyên gia đầu ngành của M-Invoice.
Trụ sở M-Invoice :
Hà Nội: Tầng 12, Trung tâm Đào tạo CNTT & TT, Số 1 Hoàng Đạo Thúy, Quận Thanh Xuân.
Thành phố Hồ Chí Minh: P203 HUD Building, Số 159 Điện Biên Phủ, Phường 15, Quận Bình Thạnh
Email: [email protected]
Hotline: 0901 80 16 18
