Từ ngày 10/9/2026, Nghị định 283/2026/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội và người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng.
Đáng chú ý, Nghị định quy định nhiều mức xử phạt liên quan trực tiếp đến doanh nghiệp như: giao kết hợp đồng lao động không đúng quy định, vi phạm về tiền lương và thời giờ làm việc, chậm hoặc trốn đóng BHXH, BHTN, vi phạm an toàn vệ sinh lao động và sử dụng trái phép dữ liệu người lao động.
Đặc biệt, mức phạt tiền đối với tổ chức bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân, trừ trường hợp Nghị định có quy định khác. Vì vậy, doanh nghiệp cần sớm rà soát lại toàn bộ quy trình quản lý lao động, hợp đồng, tiền lương và hồ sơ nhân sự để hạn chế rủi ro khi Nghị định có hiệu lực.
Nghị định 283/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ khi nào?
Ngày 15/7/2026, Chính phủ ban hành Nghị định số 283/2026/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực:
- Lao động, bao gồm việc làm, tuyển dụng và quản lý lao động; điều kiện lao động và quan hệ lao động; an toàn, vệ sinh lao động; tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở;
- Bảo hiểm xã hội;
- Người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng.
Nghị định gồm 06 Chương, 68 Điều và chính thức có hiệu lực từ ngày 10/9/2026.
Do phạm vi điều chỉnh rộng, Nghị định 283/2026/NĐ-CP tác động trực tiếp đến nhiều hoạt động quản trị nhân sự thường ngày của doanh nghiệp, từ tuyển dụng, ký hợp đồng lao động, thử việc, trả lương đến đóng bảo hiểm và quản lý thông tin người lao động.
Lưu ý: Doanh nghiệp có thể chịu mức phạt gấp 02 lần cá nhân
Đây là nguyên tắc doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý khi đọc các mức phạt tại Nghị định 283/2026/NĐ-CP.
Theo Điều 7 Nghị định, mức phạt tiền quy định tại Chương II, Chương III và Chương IV là mức phạt đối với cá nhân, trừ trường hợp có quy định khác.
Đối với tổ chức có cùng hành vi vi phạm, mức phạt tiền bằng 02 lần mức phạt đối với cá nhân. Hộ kinh doanh, hộ gia đình có hành vi vi phạm thì bị xử phạt như đối với cá nhân.
Điều này đồng nghĩa khi đánh giá rủi ro pháp lý, doanh nghiệp không nên chỉ nhìn vào con số được nêu tại từng hành vi mà cần xác định chính xác chủ thể vi phạm và nguyên tắc áp dụng mức phạt.
1. Siết quản lý thông tin, dữ liệu về người lao động
Một trong những nội dung đáng chú ý của Nghị định 283/2026/NĐ-CP là chế tài đối với hành vi sử dụng trái phép thông tin, dữ liệu trong cơ sở dữ liệu về người lao động và thị trường lao động.
Cụ thể:
- Phạt từ 20 triệu đồng đến 40 triệu đồng đối với hành vi khai thác, chia sẻ, sử dụng trái phép thông tin, dữ liệu trong cơ sở dữ liệu về người lao động và thông tin về thị trường lao động chưa được cơ quan có thẩm quyền công bố, phổ biến mà không bị truy cứu trách nhiệm hình sự.
- Phạt từ 50 triệu đồng đến 70 triệu đồng đối với một số hành vi như gian lận, giả mạo hồ sơ trong thực hiện chính sách về việc làm, đánh giá, cấp chứng chỉ kỹ năng nghề quốc gia; mua bán, trao đổi, chiếm đoạt trái phép thông tin, dữ liệu trong cơ sở dữ liệu về người lao động và thị trường lao động trong các trường hợp được Nghị định quy định.
Như vậy, doanh nghiệp cần chú trọng hơn đến việc phân quyền truy cập, quản lý và sử dụng dữ liệu nhân sự. Hồ sơ lao động không chỉ cần đầy đủ mà còn cần được lưu trữ, khai thác đúng thẩm quyền, hạn chế tình trạng thông tin bị chia sẻ hoặc sử dụng không đúng mục đích.
2. Chậm đóng, trốn đóng BHXH có thể vừa bị phạt vừa phải nộp thêm tiền
Nghị định 283/2026/NĐ-CP cũng tăng cường chế tài đối với các hành vi liên quan đến nghĩa vụ bảo hiểm của người sử dụng lao động.
Đối với hành vi chậm đóng BHXH bắt buộc thuộc trường hợp quy định, người sử dụng lao động có thể bị phạt từ 12% đến 15% tổng số tiền chậm đóng tại thời điểm lập biên bản vi phạm hành chính, nhưng mức phạt đối với cá nhân không vượt quá mức tối đa theo Nghị định.
Đối với hành vi trốn đóng BHXH bắt buộc, mức phạt có thể từ 18% đến 20% tổng số tiền trốn đóng tại thời điểm lập biên bản, trong phạm vi mức tối đa được quy định.
Ngoài tiền phạt, người sử dụng lao động còn có thể bị áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả:
- Buộc đóng đủ số tiền BHXH bắt buộc chậm đóng hoặc trốn đóng;
- Nộp thêm số tiền bằng 0,03%/ngày, tính trên số tiền và số ngày chậm đóng/trốn đóng.
Do đó, việc chậm thực hiện nghĩa vụ bảo hiểm không chỉ làm phát sinh khoản tiền phải đóng bổ sung mà còn có thể khiến chi phí vi phạm tăng theo số ngày kéo dài.
3. Không ký hợp đồng lao động bằng văn bản có thể bị xử phạt
Quản lý hợp đồng lao động là nội dung doanh nghiệp cần đặc biệt quan tâm từ ngày 10/9/2026.
Theo Điều 15 Nghị định 283/2026/NĐ-CP, người sử dụng lao động có thể bị xử phạt khi thực hiện một trong các hành vi như:
- Giao kết hợp đồng lao động không bằng văn bản với người lao động làm công việc có thời hạn từ đủ 01 tháng trở lên, trừ trường hợp pháp luật cho phép;
- Giao kết không đúng loại hợp đồng lao động;
- Hợp đồng lao động không đầy đủ các nội dung chủ yếu theo quy định;
- Có các vi phạm khác về giao kết hợp đồng lao động được quy định tại Nghị định.
Mức phạt được xác định theo số lượng người lao động bị vi phạm, từ 2 triệu đồng đến 25 triệu đồng đối với cá nhân.
Với doanh nghiệp là tổ chức, khi áp dụng nguyên tắc mức phạt gấp 02 lần cá nhân, số tiền xử phạt có thể cao hơn đáng kể.
Giữ giấy tờ gốc hoặc yêu cầu người lao động bảo đảm bằng tiền, tài sản cũng bị xử phạt
Người sử dụng lao động còn có thể bị phạt từ 20 triệu đồng đến 25 triệu đồng nếu thực hiện các hành vi bị pháp luật cấm khi giao kết, thực hiện hợp đồng lao động như giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng, chứng chỉ của người lao động hoặc yêu cầu người lao động thực hiện biện pháp bảo đảm bằng tiền hoặc tài sản cho việc thực hiện hợp đồng lao động.
Đây là nhóm hành vi doanh nghiệp cần rà soát kỹ trong quy trình tuyển dụng và tiếp nhận nhân sự.
4. Vi phạm quy định về thử việc cũng có thể bị phạt
Thử việc tưởng chừng là thủ tục đơn giản nhưng vẫn tiềm ẩn rủi ro nếu doanh nghiệp áp dụng không đúng quy định.
Người sử dụng lao động có thể bị xử phạt nếu:
- Yêu cầu người lao động thử việc quá thời gian quy định;
- Thử việc không đúng trường hợp;
- Trả lương thử việc thấp hơn mức pháp luật quy định;
- Có các hành vi vi phạm khác về thử việc.
Theo quy định của pháp luật lao động, tiền lương của người lao động trong thời gian thử việc phải đạt ít nhất 85% mức lương của công việc đó.
Doanh nghiệp vì vậy cần quản lý rõ ngày bắt đầu, ngày kết thúc thử việc, mức lương, vị trí công việc và thời điểm chuyển sang hợp đồng lao động chính thức.
5. Tăng trách nhiệm về tiền lương, bảng kê trả lương và quy chế thưởng
Nghị định 283/2026/NĐ-CP quy định nhiều hành vi vi phạm về tiền lương có thể bị xử phạt, trong đó doanh nghiệp cần lưu ý các vấn đề như:
- Không công bố công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện thang lương, bảng lương;
- Không công khai quy chế thưởng;
- Không thông báo bảng kê trả lương cho người lao động theo quy định;
- Trả lương không đúng hạn;
- Trả lương thấp hơn mức lương tối thiểu;
- Không trả hoặc trả không đủ tiền lương làm thêm giờ, làm việc vào ban đêm và các khoản khác theo quy định.
Các hành vi liên quan đến tiền lương thường ảnh hưởng đến nhiều người lao động cùng lúc. Vì vậy, mức phạt có thể tăng theo số lượng người bị vi phạm.
Doanh nghiệp nên lưu trữ đầy đủ bảng lương, bảng kê trả lương, chính sách thưởng và các tài liệu liên quan để có cơ sở đối chiếu khi phát sinh tranh chấp hoặc kiểm tra.
6. Làm thêm giờ không có sự đồng ý của người lao động có thể bị phạt
Theo quy định mới, người sử dụng lao động huy động người lao động làm thêm giờ mà không được sự đồng ý của người lao động, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, có thể bị phạt từ 20 triệu đồng đến 25 triệu đồng.
Đối với hành vi huy động người lao động làm thêm vượt quá số giờ tối đa theo quy định, mức phạt được xác định theo số lượng người lao động bị vi phạm và có thể lên đến 75 triệu đồng đối với cá nhân.
Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý lưu giữ căn cứ thể hiện sự đồng ý của người lao động khi làm thêm giờ và theo dõi chính xác tổng số giờ làm thêm.
Việc số hóa quy trình đăng ký, xác nhận và lưu trữ các thỏa thuận lao động sẽ giúp doanh nghiệp có căn cứ rõ ràng hơn khi cần đối chiếu.
7. Không được dùng phạt tiền, cắt lương thay cho xử lý kỷ luật lao động
Một điểm quan trọng khác liên quan trực tiếp đến quản trị nhân sự là quy trình xử lý kỷ luật.
Người sử dụng lao động có thể bị xử phạt nếu:
- Dùng hình thức phạt tiền hoặc cắt lương thay việc xử lý kỷ luật lao động;
- Xử lý kỷ luật đối với hành vi không được quy định trong nội quy lao động, hợp đồng lao động hoặc pháp luật;
- Không thực hiện đúng trình tự, thủ tục xử lý kỷ luật;
- Có các hành vi xâm phạm quyền, lợi ích hợp pháp của người lao động theo quy định.
Một số hành vi thuộc nhóm này có mức phạt từ 20 triệu đồng đến 40 triệu đồng đối với cá nhân.
Do đó, doanh nghiệp cần đảm bảo nội quy lao động, hợp đồng lao động và các hồ sơ xử lý kỷ luật được xây dựng, ban hành và lưu trữ đầy đủ.
8. Doanh nghiệp cần bảo đảm đối thoại và quan hệ lao động tại nơi làm việc
Nghị định cũng quy định xử phạt các vi phạm liên quan đến đối thoại tại nơi làm việc và quan hệ lao động.
Doanh nghiệp cần lưu ý:
- Thực hiện đối thoại tại nơi làm việc theo đúng trường hợp và thời gian quy định;
- Xây dựng, ban hành quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc theo quy định;
- Không cản trở hoặc can thiệp trái pháp luật vào việc thành lập, gia nhập và hoạt động của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở.
Những quy định này cho thấy quản trị lao động không còn chỉ xoay quanh hợp đồng và tiền lương mà cần một hệ thống hồ sơ xuyên suốt để chứng minh quá trình doanh nghiệp thực hiện đúng nghĩa vụ.
9. Siết chặt quy định về an toàn, vệ sinh lao động
An toàn, vệ sinh lao động tiếp tục là nhóm hành vi có mức xử phạt cao.
Nghị định quy định chế tài đối với nhiều vi phạm như:
- Không tổ chức huấn luyện an toàn, vệ sinh lao động theo quy định;
- Không tổ chức khám sức khỏe định kỳ cho người lao động;
- Không thực hiện khám phát hiện bệnh nghề nghiệp trong các trường hợp phải thực hiện;
- Không tổ chức quan trắc môi trường lao động;
- Không thực hiện kiểm định máy, thiết bị, vật tư có yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn lao động;
- Tiếp tục sử dụng máy, thiết bị đã kiểm định nhưng không đạt yêu cầu.
Đây là nhóm nghĩa vụ doanh nghiệp sản xuất, xây dựng và các ngành sử dụng máy móc, thiết bị có yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn cần đặc biệt chú ý.
10. Xử lý vi phạm hành chính trên môi trường điện tử
Một nội dung đáng chú ý của Nghị định 283/2026/NĐ-CP là việc xử lý vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, BHXH và người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài có thể được thực hiện trên môi trường điện tử theo quy định pháp luật liên quan.
Điều này phù hợp với xu hướng số hóa quản lý nhà nước và cũng đặt ra yêu cầu ngày càng cao về khả năng truy xuất, đối chiếu hồ sơ của doanh nghiệp.
Khi hồ sơ lao động được quản lý rời rạc bằng giấy, file Excel, email hoặc lưu tại nhiều bộ phận khác nhau, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc tìm kiếm tài liệu, xác định phiên bản hợp đồng và chứng minh quá trình giao kết khi cần.
Doanh nghiệp nên làm gì trước ngày 10/9/2026?
Trước thời điểm Nghị định 283/2026/NĐ-CP có hiệu lực, doanh nghiệp nên chủ động thực hiện một đợt rà soát tổng thể:
- Kiểm tra toàn bộ hợp đồng lao động: bảo đảm người lao động thuộc trường hợp phải giao kết bằng văn bản đã có hợp đồng đầy đủ, đúng loại và đúng nội dung.
- Rà soát hồ sơ thử việc: kiểm tra thời gian thử việc, mức lương và thời điểm chuyển sang hợp đồng chính thức.
- Đối chiếu BHXH, BHTN: phát hiện sớm trường hợp thiếu người tham gia, đóng thiếu hoặc chậm đóng.
- Kiểm tra quy trình tiền lương: thang bảng lương, bảng kê trả lương, quy chế thưởng, tiền làm thêm giờ và mức lương tối thiểu.
- Rà soát nội quy và hồ sơ kỷ luật: đảm bảo mọi quyết định đều có căn cứ và được thực hiện đúng quy trình.
- Kiểm tra hồ sơ an toàn, vệ sinh lao động: đặc biệt với doanh nghiệp có nhiều lao động trực tiếp hoặc sử dụng máy móc, thiết bị có yêu cầu nghiêm ngặt.
- Chuẩn hóa việc quản lý dữ liệu người lao động: kiểm soát quyền truy cập và hạn chế tình trạng chia sẻ, khai thác thông tin không đúng thẩm quyền.
- Số hóa hồ sơ, hợp đồng lao động: giúp tập trung dữ liệu, thuận tiện tìm kiếm, kiểm tra và đối chiếu khi cần.
Chuyển đổi sang Hợp đồng lao động điện tử để minh bạch hồ sơ và giảm rủi ro
Nghị định 283/2026/NĐ-CP cho thấy việc tuân thủ pháp luật lao động ngày càng gắn chặt với khả năng chứng minh bằng hồ sơ.
Một hợp đồng bị thất lạc, giao kết sai loại, thiếu nội dung hoặc không thể xác định chính xác thời điểm ký có thể khiến doanh nghiệp gặp khó khăn khi kiểm tra, đối chiếu hoặc phát sinh tranh chấp với người lao động.
Đây cũng là lúc doanh nghiệp nên từng bước chuyển đổi từ quy trình ký hợp đồng lao động giấy sang Hợp đồng lao động điện tử.
MeCONTRACT – Giải pháp Hợp đồng điện tử của M-invoice
MeCONTRACT là giải pháp hợp đồng điện tử của M-invoice, hỗ trợ doanh nghiệp số hóa quá trình giao kết và quản lý hợp đồng trên môi trường điện tử.
Việc ứng dụng hợp đồng lao động điện tử giúp doanh nghiệp từng bước:
- Số hóa quy trình giao kết hợp đồng với người lao động;
- Quản lý hợp đồng tập trung thay vì lưu trữ hồ sơ giấy phân tán;
- Thuận tiện tra cứu, tìm kiếm và đối chiếu hồ sơ;
- Theo dõi quá trình giao kết hợp đồng rõ ràng hơn;
- Giảm nguy cơ thất lạc hồ sơ;
- Hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình quản trị nhân sự và chuyển đổi số.
Trong bối cảnh việc xử lý vi phạm hành chính ngày càng được số hóa, doanh nghiệp cũng cần chủ động xây dựng hệ thống hồ sơ lao động đầy đủ – minh bạch – dễ truy xuất.
Chuyển đổi sang Phần mềm HĐLĐ điện tử giúp Doanh nghiệp minh bạch hồ sơ, tránh bị phạt tiền và giảm rủi ro pháp lý theo Nghị định 283/2026/NĐ-CP.
Với MeCONTRACT của M-invoice, doanh nghiệp có thêm công cụ để số hóa quá trình giao kết, lưu trữ và quản lý hợp đồng lao động, góp phần xây dựng hệ thống hồ sơ nhân sự minh bạch và thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu.
Doanh nghiệp nên chủ động rà soát và số hóa hồ sơ ngay từ bây giờ, trước khi Nghị định 283/2026/NĐ-CP chính thức có hiệu lực ngày 10/9/2026.
Nội dung bài viết mang tính chất cung cấp, tham khảo thông tin quy định pháp luật. Doanh nghiệp cần đối chiếu văn bản chính thức và tình huống thực tế khi áp dụng.