Bên bán và bên mua cần phải lưu trữ và tiêu hủy hóa đơn điện tử theo đúng thời hạn và quy định trong Luật Kế Toán. Vậy việc lưu trữ cũng như tiêu hủy hóa đơn điện tử thế nào là hợp pháp?
1. Lưu trữ và tiêu hủy hóa đơn theo đúng quy định pháp luật
-
Lưu trữ hóa đơn
Người xuất hóa đơn và người nhập hóa đơn sử dụng hóa đơn điện tử để lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn theo đúng thời hạn của luật Kế Toán. Hóa đơn phải được lưu trữ dưới dạng dữ liệu và thỏa mạn đủ các điều kiện sống:
– Nội dung hóa đơn lưu trữ có thể truy cập và sử dụng được để có thể kiểm tra và đối chiếu khi cần thiết
– Nội dung của hóa đơn điện tử được lưu trữ phải trùng với khuôn dạng chính xác của nội dung hóa đơn điện tử đó
– Hóa đơn điện tử được lưu trữ phải xác định được nguồn gốc khởi tạo, ngày giờ gửi và nhận.
Việc lưu trữ và tiêu hủy hóa đơn điện tử cần đảm bảo được tính nguyên bản cũng như tính hợp pháp của chúng, dựa trên quy định trong luật Kế toán và luật kinh tế.
-
Tiêu hủy hóa đơn
Hủy bỏ hóa hóa đơn điện tử hay tiêu hủy hóa đơn điện tử là làm cho hóa đơn điện tử không thể truy cập, hủy bỏ tính pháp lý và không thể tham chiếu đến những thông tin có chứa trong bản thân hóa đơn đó, Khi hóa đơn điện tử đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định của Luật kế toán và không có quyết định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền khác thì sẽ được phép tiêu hủy.
Khi lưu trữ và tiêu hủy hóa đơn điện tử không được phép làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của dữ liệu hóa đơn điện tử chưa tiêu hủy khác và đặc biệt phải đảm bảo sự hoạt động bình thường của hệ thống thông tin. Thủ tục tiêu hủy hóa đơn điện tử được quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP của Chính phủ và Thông tư 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính.
-
Một số lưu ý khi lưu trữ và tiêu hủy hóa đơn
Một số điều doanh nghiệp cần chú ý khi lưu trữ và tiêu hủy hóa đơn điện tử:
– Trong các trường hợp dưới đây, tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhận thông báo với cơ quan khi không tiếp tục sử dụng hóa đơn trong các trường hợp sau để hủy bỏ tính pháp lý của hóa đơn:
+ Tổ chức/cá nhân kinh doanh được cơ quan thuế chấp nhận việc ngưng sử dụng mã số thuế, phải dừng việc sử dụng các loại hóa đơn đã thông báo phát hành mà đơn vị đó còn chưa sử dụng.
+ Tổ chức/cá nhân kinh doanh phát hành loại hóa đơn khác thay thế phải dừng sử dụng các số hóa đơn bị thay thế còn chưa sử dụng.
+ Tổ chức/cá nhân kinh doanh mua hóa đơn của cơ quan Thuế không tiếp tục sử dụng thì đơn vị mua hóa đơn phải tiến hành hủy hóa đơn theo hướng dẫn tại Điều 27 của Thông tư 153/2010/TT-BTC.
2. Phần mềm hóa đơn điện tử uy tín M-Invoice
Công ty M-Invoice với nhiều năm kinh nghiệm đã xây dựng một phần mềm hóa đơn điện tử hiện đại với những tiêu chí hỗ trợ tối ưu cho việc kinh doanh cũng như quản lý siêu thị bán lẻ chính xác, nhanh chóng và ổn định.
Phần mềm hóa đơn điện tử M-Invoice giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, giảm thiểu khối lượng công việc cho bộ phần kế toán – kiểm toán; giúp công tác quản trị chuyên nghiệp, nhanh chóng hơn. Hóa đơn điện tử không những giải quyết tồn đọng và lỗ hổng của hình thức hóa đơn giấy mà còn mang lại những tiện ích không thể chối cãi cho doanh nghiệp, nhà nước và khách hàng.
Đội ngũ tư vấn viên giàu kinh nghiệm làm việc 24/7 sẵn sàng hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc của doanh nghiệp nhanh chóng và tận tâm. M-Invoice hỗ trợ xuất hóa đơn đúng quy tắc, quy định về hình thức theo luật. Đảm bảo mang lại sự chuyên nghiệp, uy tín và nhanh chóng cho doanh nghiệp, tổ chức.
Nếu có thắc mắc về hình thức hóa đơn điện tử nói chung, về việc lưu trữ và tiêu hủy hóa đơn điện tử nói riêng; hợp pháp,hợp lệ hay những thủ tục pháp lý, quy định cần thiết để khởi tạo và sử dụng hóa đơn điện tử, quý khách hàng vui lòng liên hệ trưc tiếp tới hotline 0901 80 16 18 để nhân được sự tư vấn miễn phí từ các chuyên gia đầu ngành về thuế và kinh tế tại M-Invoice.
Trụ sở M-Invoice :
Hà Nội: Tầng 12, Trung tâm Đào tạo CNTT & TT, Số 1 Hoàng Đạo Thúy, Quận Thanh Xuân.
Thành phố Hồ Chí Minh: P203 HUD Building, Số 159 Điện Biên Phủ, Phường 15, Quận Bình Thạnh
Email: [email protected]
