Nguyên tắc xử lý sai sót hóa đơn điện tử theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP
Hướng dẫn xử lý sai sót hóa đơn điện tử theo quy định mới nhất từ ngày 01/06/2025 được quy định chi tiết tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung Nghị định 123/2020/NĐ-CP) và Thông tư 32/2025/TT-BTC, cụ thể như sau:
1. Nguyên tắc xử lý sai sót từ ngày 01/06/2025
-
Không được sử dụng nghiệp vụ Hủy hóa đơn.
-
Chỉ được phép lập hóa đơn Điều chỉnh hoặc Thay thế, kèm Biên bản thỏa thuận giữa người bán và người mua, trừ trường hợp sai tên/địa chỉ người mua.
2. Phân loại sai sót và cách xử lý
🔹 Trường hợp 1: Sai sót nhỏ
Ví dụ: sai tên, địa chỉ người mua (nhưng đúng mã số thuế).
➡ Không cần lập hóa đơn mới
➡ Thực hiện Thông báo mẫu 04/SS-HĐĐT gửi cơ quan thuế và người mua.
🔹 Trường hợp 2: Sai sót lớn
Ví dụ: sai mã số thuế, thuế suất, đơn giá, thành tiền, mặt hàng không đúng quy cách, v.v.
Có 2 phương án xử lý:
a. Lập hóa đơn Điều chỉnh
-
-
-
Ghi rõ: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số…, Ký hiệu…, Số…, Ngày…”
-
Điều chỉnh (+/-) theo thực tế chênh lệch.
-
-
b. Lập hóa đơn Thay thế
-
-
-
Ghi rõ: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số…, Ký hiệu…, Số…, Ngày…”
-
Lập hóa đơn mới đúng nội dung.
-
-
🔸 Cả hai cách trên đều phải có biên bản thỏa thuận nếu người mua là tổ chức/doanh nghiệp/cá nhân kinh doanh.
3. Trường hợp có nhiều hóa đơn sai sót
-
Được lập 1 hóa đơn điều chỉnh/thay thế chung kèm theo Mẫu 01/BK-ĐCTT kê khai chi tiết các hóa đơn có sai sót trong tháng.
4. Xử lý sai sót tiếp theo
-
Nếu hóa đơn điều chỉnh/thay thế tiếp tục sai → phải sử dụng cùng phương pháp đã chọn ban đầu (điều chỉnh hoặc thay thế).
5. Quy trình thực hiện
Bước 1: Xác định sai sót (nhỏ/lớn).
Bước 2: Lập biên bản thỏa thuận nếu người mua là tổ chức, cá nhân kinh doanh. Có thể sử dụng hình thức xác thực bằng OTP Email với Người mua giúp đơn giản thủ tục mà đúng quy định.
Bước 3: Lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế phù hợp với sai sót hóa đơn lớn hoặc thực hiện Thông báo mẫu 04/SS-HĐĐT gửi cơ quan thuế và người mua với sai sót nhỏ.
Bước 4: Ký số hóa đơn, gửi hóa đơn tới CQT (nếu có mã) và người mua.
Bước 5: Kê khai bổ sung theo kỳ hóa đơn gốc (với sai sót lớn) hoặc kỳ điều chỉnh (quyết toán, chiết khấu…).
6. Thời hạn gửi hóa đơn điều chỉnh/thay thế
-
Chậm nhất ngày làm việc tiếp theo sau ngày lập hóa đơn điều chỉnh / thay thế
7. Trường hợp cơ quan thuế phát hiện sai sót
-
Gửi Mẫu 01/TB-RSĐT.
-
Doanh nghiệp phải phản hồi Mẫu 04/SS-HĐĐT trong 5–7 ngày làm việc, nếu không sẽ bị xử phạt từ 2 – 20 triệu đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
📚 Căn cứ pháp lý:
-
Nghị định 123/2020/NĐ-CP
-
Nghị định 70/2025/NĐ-CP – Hiệu lực từ 01/06/2025
-
Thông tư 32/2025/TT-BTC ngày 31/05/2025 – Có hiệu lực từ 01/06/2025