Hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử sai sót theo Thông tư 78/2021/TT-BTC

M-Invoice xin hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử sai sót theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và hướng dẫn xử ký trên Phần mềm hóa đơn điện tử M-Invoice như sau:

Trình tự xử lý sai sót

Sai sót Chưa gửi cho người mua – Người bán tự phát hiện sai sót Đã gửi cho người mua – 2 bên phát hiện sai sót Cơ quan thuế phát hiện sai sót
Trọng yếu

Sai sót liên quan đến: Mã số thuế, Số tiền, Thuế suất, Tiền Thuế, quy cách / tên hàng / chất lượng

B1. Hủy hóa đơn.

B2. Lập hóa đơn mới.

B3. Lập  04/SS-HĐĐT

B1. Thỏa thuận với Người mua về việc lập hóa đơn Điều chỉnh / Thay thế

B2. Lập hóa đơn điện tử Điều chỉnh / Thay thế

BB. Lập 04/SS-HĐĐT Ghi rõ lý do sai sót

Trong trường hợp CQT tự phát hiện ra sai sót thì CQT sẽ gửi thông báo rà soát hóa đơn qua email mà NNT đăng ký theo mẫu 01/TB-RSĐT. Khi tiếp nhận và trả lời Người bán thực hiện lập 04/SS-HĐĐT để Giải trình hoặc xử lý các hóa đơn sai sót

Trường hợp quá thời hạn ghi trên thông báo CQT mà Doanh nghiệp chưa lập Thông báo 04/SS-HĐĐT để giải trình. CQT chuyển sang Trường hợp kiểm tra về sử dụng hóa đơn 

Không Trọng Yếu

Sai sót về địa chỉ, tên công ty

Chỉ cần lập 04/SS-HĐĐT => Chọn hình thức là giải trình và ghi lý do

(Trừ trường hợp HDDT KHÔNG MÃ chưa gửi dữ liệu đến CQT mà phát hiện sai sót thì không cần lập)

Lưu ý: Mẫu 04/SS-HĐĐT là thông báo từ NNT đến CQT trong các trường hợp có hóa đơn sai sót. Thời hạn lập 04/SS-HĐĐT chậm nhất theo kỳ kê khai thuế cho các hóa đơn có sai sót. 

Một số tình huống hay sai sót về mặt dữ liệu người dùng nhập.

  • Tên người mua hàng vượt quá 100 ký tự;
  • Tên Đơn vị vượt quá 400 ký tự;
  • Địa chỉ vượt quá 400 ký tự;
  • email chỉ được nhập 1 email và không dài quá 50 ký tự;
  • Số điện thoại chỉ được nhập 1 số, không viết cách, không viết chấm và vượt quá 20;
  • Số tài khoản chỉ được nhập 1 số, không viết cách, không viết chấm và vượt quá 30;
  • Tên ngân hàng vượt quá 400 ký tự;
  • Mã hàng vượt quá 50 ký tự;
  • Tên mặt hàng vượt quá 500 ký tự;
  • Nhập dòng ghi chú diễn giải không nhập thuế suất.

Đây là quy định khi CQT validate và M-Invoice cũng đã validate như vậy.

Hướng dẫn xử lý sai sót trên phần mềm hóa đơn điện tử M-Invoice

  1. Hướng dẫn lập hóa đơn thay thế
  2. Hướng dẫn lập hóa đơn điều chỉnh
  3. Hướng dẫn lập 04/SS-HDDT