Từ ngày 01/07/2026, Nghị định 337/2025/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, đánh dấu bước tiến quan trọng trong quá trình chuyển đổi số quản trị nhân sự tại Việt Nam. Theo đó, hợp đồng lao động điện tử được quy định rõ về giá trị pháp lý, phương thức giao kết, lưu trữ và chuyển đổi giữa hợp đồng điện tử và hợp đồng giấy.
Vậy hợp đồng lao động điện tử là gì? Có bắt buộc áp dụng từ năm 2026 hay không? Doanh nghiệp cần lưu ý những gì khi triển khai?
Hợp đồng lao động điện tử là gì?
Theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP, hợp đồng lao động điện tử là hợp đồng được giao kết và thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về lao động và giao dịch điện tử.
Hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng lao động bằng văn bản giấy khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật.
Từ năm 2026 có bắt buộc sử dụng hợp đồng lao động điện tử không?
Câu trả lời là không.
Nghị định 337/2025/NĐ-CP không bắt buộc doanh nghiệp phải chuyển sang sử dụng hợp đồng lao động điện tử. Doanh nghiệp và người lao động có quyền lựa chọn:
- Ký hợp đồng lao động bằng văn bản giấy;
- Hoặc ký hợp đồng lao động điện tử.
Nhà nước khuyến khích áp dụng hợp đồng điện tử nhằm thúc đẩy chuyển đổi số, giảm thủ tục hành chính và nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự.
Hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý như hợp đồng giấy
Một trong những điểm quan trọng nhất của Nghị định 337/2025/NĐ-CP là chính thức khẳng định:
Hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng lao động bằng văn bản giấy.
Điều này tạo cơ sở pháp lý vững chắc để doanh nghiệp triển khai ký kết, quản lý và lưu trữ hợp đồng lao động hoàn toàn trên môi trường số.
Khi nào hợp đồng lao động điện tử có hiệu lực?
Theo Điều 7 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, hợp đồng lao động điện tử có hiệu lực kể từ thời điểm:
- Bên cuối cùng hoàn thành việc ký số;
- Có dấu thời gian gắn kèm chữ ký số của các bên;
- Được Nhà cung cấp eContract chứng thực thông điệp dữ liệu.
Trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác về thời điểm hiệu lực.
Có thể chuyển đổi giữa hợp đồng giấy và hợp đồng điện tử không?
Có.
Doanh nghiệp được phép chuyển đổi giữa hai hình thức hợp đồng khi đáp ứng các điều kiện theo Luật Giao dịch điện tử 2023.
Chuyển từ hợp đồng giấy sang hợp đồng điện tử
Doanh nghiệp cần:
- Xác thực danh tính các bên tham gia giao kết;
- Ký số bởi người có thẩm quyền của doanh nghiệp;
- Bảo đảm nội dung chính xác, đầy đủ so với bản gốc;
- Gắn mã định danh (ID) cho hợp đồng sau khi chuyển đổi.
Chuyển từ hợp đồng điện tử sang bản giấy
Việc chuyển đổi phải thực hiện theo quy định của Luật Giao dịch điện tử và bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu.
Nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện pháp luật, hợp đồng sau chuyển đổi có giá trị như bản gốc.
eContract là gì?
eContract là hệ thống thông tin phục vụ việc giao kết và thực hiện hợp đồng lao động điện tử.
Nền tảng này cho phép:
- Tạo lập hợp đồng lao động điện tử;
- Ký số trực tuyến;
- Lưu trữ và tra cứu hợp đồng;
- Quản lý vòng đời hợp đồng;
- Báo cáo tình hình sử dụng lao động;
- Chứng thực hợp đồng lao động điện tử theo quy định.
Nhà cung cấp eContract là ai?
Nhà cung cấp eContract là các tổ chức hoặc doanh nghiệp cung cấp nền tảng hợp đồng lao động điện tử được người sử dụng lao động và người lao động lựa chọn để thực hiện giao kết, quản lý và chứng thực hợp đồng điện tử.
Các đơn vị cung cấp cần đáp ứng đầy đủ điều kiện kỹ thuật, bảo mật và tích hợp chữ ký số theo quy định của Nghị định 337/2025/NĐ-CP.
Lợi ích của hợp đồng lao động điện tử đối với doanh nghiệp
Việc triển khai hợp đồng lao động điện tử mang lại nhiều lợi ích thiết thực:
- Rút ngắn thời gian ký kết hợp đồng.
- Giảm chi phí in ấn, lưu trữ hồ sơ.
- Dễ dàng quản lý và tra cứu dữ liệu nhân sự.
- Ký kết từ xa với nhân viên ở nhiều địa phương.
- Hạn chế thất lạc hồ sơ giấy.
- Hỗ trợ doanh nghiệp chuyển đổi số toàn diện.
Đặc biệt đối với các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc thường xuyên tuyển dụng số lượng lớn, hợp đồng lao động điện tử giúp tối ưu đáng kể quy trình nhân sự.
Kết luận
Từ ngày 01/07/2026, hợp đồng lao động điện tử được quy định rõ ràng hơn thông qua Nghị định 337/2025/NĐ-CP và có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng giấy. Mặc dù không bắt buộc áp dụng, đây được xem là xu hướng tất yếu trong quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp.
Việc lựa chọn một nền tảng eContract phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự, tiết kiệm chi phí vận hành và đảm bảo tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật trong môi trường số.