Trong thời buổi công nghệ thông tin hiện nay, hóa đơn điện tử dần thay thế hóa đơn truyền thống trở nên không thể thiếu đối với mọi doanh nghiệp. Nhiều doanh nghiệp vẫn còn thắc mắc về điều kiện đăng ký hóa đơn điện tử cũng như tính pháp lý của loại hóa đơn hiện đại này. M-Invoice sẽ giúp bạn giải đáp mọi thắc mắc về cánh tay đắc lực của doanh nghiệp qua bài viết dưới đây
1.Tính pháp lý của thủ tục và điều kiện đăng ký hóa đơn điện tử.
Theo điều luật được quy định tại thông tư số 64/2013/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 15/05/2013 và thông tư 32/2011/TT-BTC chứng minh rằng hóa đơn điện tử có đầy đủ tư cách pháp lý như hóa đơn giấy truyền thống. Nghị định của Chính phủ đã chỉ định rằng hóa đơn điện tử là một trong ba hình thức hóa đơn được Tổng Cục Thuế Việt Nam chấp thuận, ba hình thức đó bao gồm: hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in và hóa đơn điện tử.
Thủ tục hành chính và điều kiện đăng ký hóa đơn điện tử được quy định ở một số thông tư của Bộ tài chính:
- Thông tư số 32/2011/TT-BTC quy định về Hướng dẫn khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
- Thông tư số 37/2017/TT-BTC sửa đổi, bổ sung thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014
- Thông tư số 39/2014/TT-BTC hướng dẫn thi hành Nghị định 51/2010/NĐ-CP và 04/2014/NĐ-CP quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành
2. Điều kiện đăng ký hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp cần nắm rõ.
Để có thể đăng ký phát hành và xuất hóa đơn điện tử có mã số thuế riêng, các tổ chức và doanh nghiệp cần đạt được một số điều kiện như sau :
- Doanh nghiệp là một tổ chức kinh tế, đồng thời có khả năng hoặc đang trong quá trình thực hiện giao dịch điện tử trong mục kê khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là một tổ chức kinh tế đã và đang sử dụng giao dịch điện tử trong các hoạt động ngân hàng.
- Doanh nghiệp sở hữu đội ngũ nhân sự đủ trình độ, có khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập cũng như sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định.
- Doanh nghiệp sở hữu chữ ký điện tử theo đúng quy định của pháp luật.
- Doanh nghiệp sở hữu phần mềm kinh doanh hàng hoá, sở hữu dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đồng thời đảm bảo kiểm soát được dữ liệu của hoá đơn điện tử kinh doanh hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) của kế toán tại thời điểm lập hoá đơn và có các quy trình sao lưu – khôi phục – lưu trữ dữ liệu
- Doanh nghiệp sở hữu địa điểm, cơ sở vật chất và các đường truyền tải thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng được yêu cầu kiểm soát, khai thác, xử lý, bảo quản cũng như lưu trữ hóa đơn điện tử
Mọi doanh nghiệp sở hữu đủ những điều kiện đăng ký hóa đơn điện tử liệt kê trên đây đều có thể tự thiết kế, đăng kí, sở hữu và phát hành hóa đơn điện tử xác thực, có giá trị pháp lý trước cơ quan hành pháp.
3. Thủ tục hành chính cần thực hiện để đăng ký phát hành hóa đơn điện tử
Những doanh nghiệp đủ điều kiện chỉ cần thực hiện một số thủ tục đơn giản, nhanh gọn để có thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Những thủ tục này được quy định rất rõ ràng trong nghị định của Bộ Tài Chính
Bước 1: Đưa ra quyết định sử dụng hóa đơn điện tử bằng văn bản.
Doanh nghiệp khi muốn tạo lập hóa đơn điện tử cần đưa ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử bằng văn bản giấy in hoặc văn bản điện tử, sau đó chuyển trực tiếp tới cơ quan thuế và cam kết chịu trách nhiệm về quyết định này (Mẫu quyết định khởi tạo hóa đơn điện tử theo Mẫu số 1 Phụ lục của Thông tư 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài Chính)
Bước 2: Thiết kế và phát hành hóa đơn điện tử.
Doanh nghiệp có thể tự thiết kế mẫu hóa đơn điện tử sau đó tiến hành lập một thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi trực tiếp tới cơ quan thuế quản lý (Mẫu thông báo này theo mẫu số 02 phụ lục ban hành kèm theo Thông tư số 32)
Bước 3: Ký chữ ký điện tử vào hóa đơn điện tử mẫu và chuyển tới cơ quan thuế.
Doanh nghiệp sử dụng chữ ký điện tử ký số vào mẫu hóa đơn điện tử sau đó chuyển tới cơ quan thuế quản lý trực tiếp doanh nghiệp.
Những giấy tờ cần thiết được nêu trong 3 bước trên doanh nghiệp có thể tập hợp và gửi tới cơ quan thuế đồng thời trong một lần. Sau 2 ngày làm việc, nếu cơ quan thuế vẫn chưa có phản hồi về hồ sơ đăng kí hóa đơn điện tử của doanh nghiệp, hóa đơn điện tử của doanh nghiệp vẫn chính thức được xác nhận trước pháp luật.
Điều kiện đăng ký hóa đơn điện tử rất đơn giản và nhanh gọn, doanh nghiệp có thể đăng ký và phát hành hóa đơn điện tử chỉ trong vòng 1-2 ngày làm việc. Nếu có bất kì thắc mắc nào về hóa đơn điện tử, hãy liên hệ tới hotline 0901 45 55 99 để được tư vấn hoàn toàn miễn phí.
Thông tin liên hệ:
CÔNG TY TNHH HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ M-INVOICE
Call Center: 0901 80 16 18
Email: [email protected]
Hà Nội: Tầng 12, Trung tâm Đào tạo CNTT & TT, Số 1 Hoàng Đạo Thúy, Q Thanh Xuân
CHI NHÁNH M-INVOICE HỒ CHÍ MINH
Call Center: 0901 80 16 18
Email: [email protected]
P203 HUD Building, Số 159 Điện Biên Phủ, Phường 15, Q. Bình Thạnh
