Hóa đơn điện tử đã mang lại nhiều tiện ích cho cả doanh nghiệp và khách hàng. Tuy nhiên, trong một số trường hợp doanh nghiệp có thể cần tìm hiểu cách chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy đúng pháp lý đồng thời phân biệt hóa đơn điện tử chuyển đổi sang giấy và hóa đơn giấy thông thường.
1. Cách chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy nhanh chóng và đúng pháp luật
Bộ Tài Chính quy định phương pháp hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy trong Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 14/3/2011
1.1 Nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy
Người bán (người phát hành hóa đơn) được phép chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy nhằm chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một lần.
Người mua, người bán được phép chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy nhằm phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán, kiểm kê thuế theo quy định của Luật Kế toán.
1.2 Điều kiện cần và đủ để tiến hành chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy
Trước khi tìm hiểu cách chuyển đổi hóa đơn điện tử, cần nắm vững những điều kiện chuyển đổi được quy định tại Thông Tư số 32/2011/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 14/03/2011 của Bộ Tài Chính:
- Hóa đơn chuyển đổi phải phản ánh được toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc
- Có ký hiệu riêng xác nhận rằng phiên bản giấy này đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang.
- Có chữ ký, con dấu và họ tên của người đại diện thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
Khi doanh nghiệp đã bảo đảm các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử thì doanh nghiệp có thể tiến hành chuyển đổi.
1.3 Ký hiệu riêng trên hóa đơn điện tử
Ký hiệu riêng xác nhận chuyển đổi phải bao gồm đầy đủ các thông tin sau:
- Dòng chữ phân biệt giữa hóa đơn chuyển đổi và hóa đơn điện tử nguồn, dòng chữ này phải ghi rõ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”
- Họ tên, chữ ký, con dấu của người đại diện đủ thẩm quyền thực hiện chuyển đổi
- Thời gian thực hiện chuyển đổi
1.4 Quy trình tiến hành chuyển đổi
Khi có nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy, doanh nghiệp cần tiến hành thao tác trên phần mềm hóa đơn điện tử và thực hiện các bước sau:
- Đăng nhập vào hệ thống của phần mềm hóa đơn điện tử
- Chọn chức năng “Chuyển Đổi Hóa Đơn”
- Tìm kiếm hóa đơn điện tử cần chuyển đối
- Thực hiện chuyển đổi
- Phần mềm điện tử sẽ kết nối đến máy in và thực hiện in hóa đơn ra giấy
2. Một số lưu ý trong cách chuyển đổi hóa đơn điện tử
- Hóa đơn điện tử chỉ được thực hiện chuyển đổi một lần duy nhất và có đầy đủ chữ ký và con dấu của người đại diện theo pháp luật của người bán.
- Hóa đơn điện tử chuyển đổi ra hóa đơn giấy có đầy đủ giá trị pháp lý như hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy truyền thống. Chỉ lần chuyển đổi duy nhất và đầu tiên này thì hóa đơn chuyển đổi mới có giá trị pháp lý, còn những lần sau doanh nghiệp hoặc người mua in ra chỉ có tác dụng xem hoặc lưu trữ nội bộ
- Một số nội dung bắt buộc phải xuất hiện trên hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy bao gồm
– Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn.
– Thông tin của người bán và người mua.
– Chữ ký điện tử hợp pháp
Để được tư vấn kỹ hơn về những quy định cần biết về cách chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy cũng như những thông tin mới nhất về hóa đơn điện tử, Quý Khách hàng hãy gọi 0901 80 16 18 để nhận được sự tư vấn từ những chuyên gia đầu ngành của M-Invoice.
Trụ sở M-Invoice :
Hà Nội: Tầng 12, Trung tâm Đào tạo CNTT & TT, Số 1 Hoàng Đạo Thúy, Quận Thanh Xuân.
Thành phố Hồ Chí Minh: P203 HUD Building, Số 159 Điện Biên Phủ, Phường 15, Quận Bình Thạnh
Email: [email protected]
Hotline: 0901 80 16 18
