CHÍNH SÁCH QUYỀN RIÊNG TƯ

1. PHẠM VI CHÍNH SÁCH & VAI TRÒ CỦA M-INVOICE

• M-invoice là “bên kiểm soát dữ liệu” (Data Controller) khi trực tiếp thu thập và quyết định mục đích, phạm vi, phương thức xử lý dữ liệu cá nhân.
• Khi M-invoice chỉ nhận ủy quyền xử lý dữ liệu từ doanh nghiệp, tổ chức (“bên kiểm soát dữ liệu” khác), M-invoice là “bên xử lý dữ liệu” (Data Processor) và tuân thủ tuyệt đối theo hợp đồng, thỏa thuận, chỉ đạo của đối tác đó.

2. ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI ÁP DỤNG

• Áp dụng cho tất cả khách hàng, người dùng, đối tác, nhà phân phối, đại lý, cộng tác viên, cán bộ nhân viên sử dụng sản phẩm, dịch vụ, nền tảng số của M-invoice tại Việt Nam và quốc tế.
• Áp dụng cho mọi kênh giao tiếp: Web, App, API, email, tổng đài, kênh hỗ trợ kỹ thuật, hội nghị / hội thảo, tài liệu giấy và điện tử.
• Một số sản phẩm có thể có quy định, phụ lục riêng về quyền riêng tư. Trường hợp có khác biệt, áp dụng chính sách riêng đó song song với Chính sách chung này.

3. DỮ LIỆU CÁ NHÂN M-INVOICE THU THẬP

Dữ liệu cá nhân mà M‑invoice thu thập hoặc nhận được về bạn phụ thuộc vào cách bạn tương tác với M‑invoice, cấu hình tài khoản cũng như các dịch vụ mà bạn sử dụng. Các loại dữ liệu này có thể bao gồm dữ liệu cơ bản (như tên, số điện thoại, email, mã số thuế…) và, trong một số trường hợp cụ thể, có thể bao gồm cả dữ liệu nhạy cảm tùy từng tình huống sử dụng.

Việc M‑invoice xử lý dữ liệu cá nhân của bạn còn tùy thuộc vào tính năng, nghiệp vụ hoặc trải nghiệm bạn lựa chọn, vị trí của bạn và quy định pháp luật hiện hành về bảo vệ dữ liệu cá nhân. M‑invoice luôn cam kết chỉ thu thập, sử dụng dữ liệu khi thực sự cần thiết cho mục đích cung cấp dịch vụ và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật có liên quan.

3.1. Dữ liệu bạn trực tiếp cung cấp

Các dữ liệu mà bạn cung cấp bao gồm:

• Thông tin liên hệ và tài khoản: Khi bạn hoặc doanh nghiệp của bạn tạo tài khoản, kích hoạt sử dụng, hoặc tải dữ liệu lên hệ thống M‑invoice, chúng tôi có thể thu thập dữ liệu bao gồm họ tên, tên khách hàng, chức danh, tên doanh nghiệp, trình độ chuyên môn, địa chỉ, số điện thoại, email, ảnh đại diện, thông tin thanh toán, lịch sử giao dịch, và các thông tin cần thiết khác để quản lý tài khoản.
• Thông tin định danh: M‑invoice có thể thu thập các thông tin bao gồm như họ tên, ngày sinh, mã số thuế, số CCCD/CMND, số hộ chiếu, mã số BHXH, đặc điểm nhận dạng,… để xác thực danh tính và hỗ trợ thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến hóa đơn điện tử (ví dụ: đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử để phục vụ sinh trắc học với Cơ quan thuế, hoặc xác định được chính là bạn trong quá trình hỗ trợ cung cấp lại các thông tin quan trọng).
• Dữ liệu trao đổi, phản hồi và khảo sát: Khi bạn liên hệ với M‑invoice để được hỗ trợ, gửi phản hồi, tham gia khảo sát, hội thảo hoặc chương trình đào tạo, chúng tôi có thể thu thập thông tin như họ tên, email, số điện thoại và các thông tin bạn cung cấp qua cuộc gọi, ghi âm, video, tin nhắn, hình ảnh hoặc biểu mẫu trực tuyến.
• Thông tin tiếp thị: Các thông tin liên hệ mà bạn đăng ký để nhận bản tin, thông báo chương trình khuyến mại, hoặc sự kiện do M‑invoice tổ chức.
• Hoạt động trên mạng xã hội và cộng đồng: Nội dung, hình ảnh, bình luận bạn đăng tải trên các kênh mạng xã hội, diễn đàn hoặc cộng đồng trực tuyến chính thức của M‑invoice.
• Thông tin kinh doanh và tài chính: M‑invoice có thể nhận và lưu trữ thông tin doanh nghiệp như Báo cáo tài chính, hóa đơn, chứng từ, giao dịch, thông tin về khách hàng, nhà cung cấp hoặc nhân viên liên quan đến việc sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử.
• Dữ liệu về thiết bị và liên lạc Khi bạn cho phép, một số tính năng của M‑invoice có thể truy cập vào danh bạ, thiết bị, thông tin đăng nhập, địa chỉ IP, loại thiết bị, hệ điều hành, trình duyệt, lịch sử truy cập… để nâng cao bảo mật và tối ưu trải nghiệm sử dụng.

Lưu ý: Tùy từng nghiệp vụ, vị trí sử dụng và quy định pháp luật, M‑invoice sẽ chỉ thu thập những thông tin cần thiết, luôn minh bạch về mục đích và phạm vi sử dụng dữ liệu cá nhân.

3.2. Dữ liệu được thu thập tự động và hoạt động trực tuyến

M‑invoice, các nhà cung cấp dịch vụ và đối tác có thể tự động ghi nhận dữ liệu cá nhân về bạn, thiết bị máy tính hoặc thiết bị di động của bạn, cũng như các hoạt động của bạn trên môi trường Internet. Bao gồm nhưng không giới hạn các loại dữ liệu sau:

• Thông tin thiết bị: Địa chỉ IP, loại thiết bị, hệ điều hành, trình duyệt, thông số máy tính hoặc điện thoại khi truy cập phần mềm/website/app của M-invoice.
• Dữ liệu truy cập – tương tác: Nhật ký truy cập, thời gian sử dụng, các thao tác chính trên phần mềm, các tính năng bạn sử dụng, lịch sử hỗ trợ kỹ thuật, hành vi di chuyển giữa các trang, địa điểm truy cập (nếu bạn cấp quyền vị trí).
• Cookies & tracking: Cookies, pixel, các công nghệ tương tự dùng để nhận diện người dùng, lưu trạng thái đăng nhập, tùy chỉnh trải nghiệm.

3.3. Dữ liệu từ bên thứ ba

M-invoice cũng có thể nhận thông tin cá nhân về bạn từ các bên thứ ba nếu bạn đồng ý hoặc theo quy định pháp luật. Chúng tôi cam kết bảo vệ và xử lý dữ liệu này đúng theo Chính sách bảo mật và pháp luật hiện hành. Một số nguồn dữ liệu phổ biến bao gồm:

• Dịch vụ, sản phẩm tích hợp bên thứ ba: Nếu bạn đồng bộ hóa hoặc kết nối tài khoản ngân hàng, dịch vụ thanh toán điện tử, chữ ký số, phần mềm kế toán… với hệ thống M-invoice, chúng tôi có thể nhận được các thông tin liên quan phục vụ nghiệp vụ, ví dụ: xác thực danh tính, tài khoản ngân hàng, giao dịch thanh toán, thông tin khách hàng…
• Nhà cung cấp xác minh, đối tác xác thực: M-invoice có thể sử dụng các nhà cung cấp để xác thực thông tin liên hệ, kiểm tra dữ liệu doanh nghiệp hoặc bổ sung chi tiết về tài khoản sử dụng nhằm đảm bảo an toàn, chính xác cho các giao dịch hóa đơn điện tử.
• Người dùng khác: Thông tin về bạn có thể được nhập lên bởi các khách hàng, đối tác, nhà cung cấp, nhân viên của tổ chức bạn khi họ sử dụng M-invoice (ví dụ: nhà cung cấp gửi hóa đơn cho doanh nghiệp bạn, nhân viên kế toán nhập dữ liệu khách hàng vào hệ thống).
• Đối tác phòng chống rủi ro, an ninh mạng: Chúng tôi có thể nhận dữ liệu từ các đối tác hỗ trợ đánh giá rủi ro, phát hiện gian lận, phòng chống tấn công mạng, đảm bảo an ninh thông tin.
• Đối tác tiếp thị, chào bán chung: Khi tham gia chương trình liên kết, hoạt động tiếp thị chung hoặc đồng cung cấp sản phẩm, dịch vụ với các doanh nghiệp / tổ chức khác, M-invoice có thể nhận thông tin liên quan để hỗ trợ chăm sóc, quảng bá dịch vụ.
• Cơ quan quản lý nhà nước: Bao gồm thông tin từ cơ quan thuế, bảo hiểm xã hội, hải quan… trong quá trình thực hiện các nghĩa vụ khai báo, đối soát, xác thực hoặc thực hiện các yêu cầu hợp pháp khác.
• Nguồn dữ liệu công khai: M-invoice có thể bổ sung, xác minh thông tin từ các nguồn dữ liệu mở hoặc nền tảng công cộng như cổng thông tin quốc gia, cơ sở dữ liệu doanh nghiệp, mạng xã hội công khai.

M-invoice cam kết chỉ xử lý, sử dụng và bảo mật các thông tin này đúng với mục đích dịch vụ, bảo vệ tối đa quyền lợi và dữ liệu cá nhân của khách hàng, đồng thời tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân.

3.4. Trường hợp bạn nhập dữ liệu của người khác

4. MỤC ĐÍCH VÀ CÁCH M-INVOICE SỬ DỤNG DỮ LIỆU CÁ NHÂN

M-invoice có thể sử dụng dữ liệu cá nhân của bạn theo các cách sau, hoặc theo những cách khác sẽ được thông báo rõ tại thời điểm thu thập dữ liệu:

4.1. Cung cấp và vận hành dịch vụ: M‑invoice sử dụng dữ liệu cá nhân của bạn để:

• Tạo tài khoản, xác thực thông tin và cấp quyền sử dụng hệ thống hóa đơn điện tử.
• Quản lý, vận hành các nghiệp vụ, hỗ trợ xử lý tranh chấp thanh toán, tài chính hoặc các vấn đề liên quan đến hóa đơn, hợp đồng.
• Đánh giá điều kiện tham gia các chương trình ưu đãi, sản phẩm, dịch vụ mở rộng.
• Cung cấp các tính năng phục vụ nghiệp vụ doanh nghiệp như lập hóa đơn, xuất báo cáo, đối chiếu dữ liệu, ký số…
• Gửi thông báo, trao đổi thông tin hoặc hỗ trợ cá nhân hóa trải nghiệm người dùng.
• Chăm sóc khách hàng, hỗ trợ kỹ thuật, giải đáp thắc mắc và giải quyết khiếu nại.
• Xác minh, xác thực danh tính để đảm bảo an toàn, bảo mật cho tài khoản và dữ liệu.

4.2. Nghiên cứu, phát triển và cải tiến dịch vụ M‑invoice sử dụng dữ liệu cá nhân để:

• Phân tích hành vi sử dụng, đánh giá nhu cầu nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ, phát triển tính năng mới.
• Tổng hợp, thống kê, nghiên cứu xu hướng để tối ưu hóa trải nghiệm người dùng và đáp ứng nhu cầu thị trường.
• Tạo báo cáo, dự báo hoặc đưa ra đề xuất phù hợp dựa trên dữ liệu thực tế.

4.3. Tiếp thị và quảng bá dịch vụ dữ liệu cá nhân có thể được sử dụng để:

• Gửi thông báo về sản phẩm, dịch vụ mới, chương trình ưu đãi, quà tặng, tài liệu quảng cáo hoặc mời tham gia khảo sát, sự kiện phù hợp với nhu cầu của bạn.
• Cá nhân hóa nội dung tiếp thị, giới thiệu sản phẩm phù hợp và điều chỉnh các đề xuất, quảng cáo theo từng đối tượng khách hàng.

4.4. Xử lý khiếu nại và tranh chấp Khi bạn thông báo cho M‑invoice về bất kỳ vấn đề nào liên quan đến khiếu nại, tố cáo hoặc nghi ngờ vi phạm pháp luật/chính sách, dữ liệu cá nhân liên quan sẽ được sử dụng và lưu trữ phục vụ quá trình điều tra, giải quyết cho đến khi kết thúc sự vụ, đồng thời có thể phải tiết lộ cho bên thứ ba theo yêu cầu pháp luật.

4.5. Tuân thủ và bảo vệ M‑invoice có thể sử dụng dữ liệu cá nhân để:

• Thực hiện các nghĩa vụ pháp lý, đáp ứng yêu cầu từ cơ quan quản lý nhà nước hoặc các quy định pháp luật có liên quan.
• Đảm bảo an toàn hệ thống, bảo vệ quyền, tài sản, lợi ích hợp pháp của khách hàng, nhân viên, đối tác và cộng đồng.
• Ngăn ngừa gian lận, các hành vi vi phạm pháp luật, rủi ro bảo mật, hoặc phục vụ quá trình tố tụng, giải quyết tranh chấp pháp lý.

4.6. Theo sự đồng ý của bạn trong một số trường hợp, M‑invoice có thể đề nghị bạn cung cấp thêm sự đồng ý để sử dụng dữ liệu cho những mục đích cụ thể (ví dụ: tích hợp dịch vụ mới, kết nối hệ sinh thái hoặc khi pháp luật yêu cầu). Khi đó, mọi hoạt động xử lý dữ liệu sẽ chỉ diễn ra sau khi bạn đã đồng ý.

4.7. Xử lý dữ liệu tự động để nâng cao hiệu quả vận hành, cá nhân hóa trải nghiệm và tối ưu hóa dịch vụ, M‑invoice có thể áp dụng các phương pháp xử lý dữ liệu tự động, bao gồm ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI), phân tích dữ liệu lớn (Big Data), hoặc các công nghệ thông minh khác kết hợp kiểm tra thủ công khi cần thiết.

4.8. Suy luận M‑invoice có thể phân tích, suy luận từ các dữ liệu thu thập được để đưa ra dự báo, cảnh báo bảo mật, đề xuất sản phẩm, dịch vụ hoặc tính năng phù hợp với từng khách hàng / doanh nghiệp.

5. CHIA SẺ DỮ LIỆU CÁ NHÂN – KHI NÀO VÀ VỚI AI?

• Kết nối dịch vụ: Khi bạn chủ động tích hợp M-invoice với bên thứ ba (ngân hàng, Tổng cục Thuế, đối tác công nghệ, cổng ký số…), M-invoice truyền dữ liệu cần thiết để thực hiện chức năng bạn yêu cầu (ví dụ: truyền hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế).
• Yêu cầu của pháp luật: Khi có yêu cầu từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo đúng quy định.
• Đơn vị đối tác, nhà cung cấp dịch vụ thuê ngoài: Các đơn vị được M-invoice ký hợp đồng (như lưu trữ dữ liệu, bảo mật, phát triển phần mềm, kiểm toán…) – các đơn vị này phải tuân thủ cam kết bảo mật tuyệt đối.
• Sáp nhập, chuyển nhượng: Nếu M-invoice tham gia hoạt động chuyển nhượng, sáp nhập, dữ liệu sẽ được chuyển giao cho bên kế thừa quyền và nghĩa vụ, đảm bảo quyền lợi cho khách hàng.
• Nghiên cứu, thống kê: Dữ liệu sẽ được xử lý ẩn danh, không thể nhận diện cá nhân, chỉ phục vụ mục đích tổng hợp, không nhằm vào từng người cụ thể.

6. QUYỀN VÀ LỰA CHỌN CỦA BẠN

• Truy cập và cập nhật thông tin: Bạn có thể xem, chỉnh sửa, cập nhật các thông tin cá nhân trực tiếp trên phần mềm hoặc liên hệ M-invoice hỗ trợ.
• Xóa dữ liệu cá nhân: Bạn có quyền yêu cầu xóa dữ liệu, M-invoice sẽ thực hiện nếu không có nghĩa vụ pháp luật ràng buộc phải lưu trữ.
• Giới hạn/Phản đối xử lý: Bạn có thể giới hạn, phản đối việc sử dụng dữ liệu cho mục đích quảng cáo, tiếp thị, hoặc các trường hợp ngoài hợp đồng.
• Rút lại sự đồng ý: Bạn có thể hủy đồng ý tiếp nhận thông tin tiếp thị bất cứ lúc nào.
• Chuyển dữ liệu: Bạn có thể yêu cầu chuyển dữ liệu cá nhân cho bên thứ ba theo quy định (ví dụ: chuyển đổi nhà cung cấp hóa đơn điện tử).
• Khiếu nại: Nếu không hài lòng về việc xử lý dữ liệu, bạn có quyền khiếu nại trực tiếp tới M-invoice hoặc cơ quan chức năng.

7. THỜI GIAN LƯU TRỮ DỮ LIỆU

• Dữ liệu cá nhân được lưu tối thiểu trong suốt quá trình bạn là khách hàng hoặc người dùng của M-invoice.
• Sau khi kết thúc sử dụng dịch vụ, dữ liệu tiếp tục được lưu thêm một khoảng thời gian nhất định để:
  • Đáp ứng yêu cầu lưu trữ của pháp luật (thuế, kế toán, luật giao dịch điện tử, an ninh mạng…).
  • Giải quyết tranh chấp, khiếu nại, bảo vệ quyền lợi hợp pháp.
  • Phòng ngừa rủi ro, gian lận, kiểm toán nội bộ.
• Sau thời hạn lưu trữ tối đa theo quy định, dữ liệu sẽ bị xóa, hủy hoặc ẩn danh hóa.

8. BẢO MẬT DỮ LIỆU CÁ NHÂN

• Cam kết bảo mật cao nhất: M-invoice sử dụng các biện pháp kỹ thuật, tổ chức, quản trị hiện đại nhất (mã hóa, kiểm soát truy cập, tường lửa, phân quyền, đào tạo nhân viên…) để bảo vệ dữ liệu cá nhân khỏi truy cập trái phép, rò rỉ, thất thoát, mất mát, tấn công mạng.
• Đối tác công nghệ: Chỉ hợp tác với các nhà cung cấp đạt chuẩn bảo mật quốc tế (ví dụ: chứng chỉ ISO 27001…).
• Tự động cảnh báo sự cố: Hệ thống giám sát cảnh báo, ghi nhận, kiểm soát và xử lý các sự cố bảo mật kịp thời.
• Tuy nhiên, không có hệ thống nào an toàn tuyệt đối 100%. Trong trường hợp sự cố bất khả kháng, M-invoice sẽ thông báo kịp thời cho bạn và cơ quan chức năng theo quy định.

9. CẬP NHẬT CHÍNH SÁCH QUYỀN RIÊNG TƯ

• Chính sách quyền riêng tư này có thể được cập nhật khi có thay đổi về pháp luật hoặc hoạt động dịch vụ.
• Mọi thay đổi quan trọng sẽ được công bố trên website, phần mềm hoặc gửi email đến bạn (nếu bạn đã đăng ký).
• Vui lòng đọc kỹ và cập nhật chính sách thường xuyên để bảo vệ quyền lợi của bạn.

10. THÔNG TIN LIÊN HỆ

• Địa chỉ: Số 12 – 14, Ngõ 269/1 Đường Giáp Bát, Phường Hoàng Mai, Thành phố Hà Nội
• Website: https://minvoice.vn/lien-he
• Email: [email protected]
• Tổng đài: 0901 80 16 18