Hóa đơn điện tử là một trong những đột phá công nghệ có vai trò to lớn đối với nền kinh tế thị trường. Chính vì vậy, doanh nghiệp cần nắm được tiến trình lập hóa đơn điện tử nhanh nhất và chính xác nhất để sử dụng loại hình hóa đơn hiện đại này hữu ích.
1. Điều kiện lập hóa đơn điện tử nhanh nhất
Doanh nghiệp muốn tiến hành khởi lập hóa đơn điện tử phải đảm bảo một số điều kiện được quy định bởi Nhà nước và cơ quan thuế sau đây:
- Là tổ chức kinh tế hoặc phi kinh tế, có đủ điều kiện thành lập và hoạt động công ty
- Có thực hiện giao dịch điện tử với ngành ngân hàng cũng như trong hoạt động kê khai thuế (Nộp thuế qua mạng, Internet Banking,…)
- Sở hữu chữ ký điện tử (chữ ký số) có tính pháp lý
- Sở hữu cơ sở hạ tầng (máy tính, đường truyền kết nối Internet,…) và nhân lực đủ trình độ thực hiện việc xử lý hóa đơn điện tử
- Đảm bảo rằng mọi thông tin dữ liệu liên quan tới hóa đơn điện tử sẽ được tự động chuyển vào phần mềm kế toán thời điểm bắt đầu khởi tạo hóa đơn đồng thời đảm bảo rằng khi xảy ra sự cố có thể sao lưu trực tuyến
Một trong những điểm có lợi cho doanh nghiệp chính là, trong 05 điều kiện trên doanh nghiệp chỉ cần đảm bảo được 03 điều kiện đó là công ty đủ điều kiện hoạt động, có thực hiện giao dịch điện tử và có chữ ký số. Những điều kiện còn lại, phần mềm hóa đơn điện tử M-Invoice có thể hỗ trợ doanh nghiệp
2. Cách lập hóa đơn điện tử nhanh nhất
Sau khi doanh nghiệp đã được cấp phép sử dụng hóa đơn điện tử bởi chi cục Thuế, doanh nghiệp cần biết cách lập hóa đơn điện tử nhanh nhất. Khởi động phần mềm hóa đơn điện tử M-Invoice và thực hiện những bước sau:
- Bước 01: Vào thanh Menu => Chọn loại hóa đơn/mẫu hóa đơn cần lập => Nhấn chuột vào nút Lập hóa đơn
- Bước 02: Hệ thống sẽ hiển thị màn hình lập hóa đơn tương ứng với loại hóa đơn đã chọn => Điền các thông tin tương ứng vào hóa đơn
- Bước 03: Chọn nút Chờ Duyệt hoặc nút Ký và Gửi hóa đơn
+ Với lệnh “Chờ duyệt”, hóa đơn điện tử sẽ được tự động hiển thị trên giao diện quản lý hóa đơn của người có thẩm quyền phê duyệt hoặc sẽ được lọc, tìm kiếm theo yêu cầu của người phê duyệt. Người có đủ thẩm quyền sẽ phê duyệt hoặc từ chối để xóa bỏ hóa đơn. Sau khi phê duyệt, hóa đơn đã có đầy đủ thông tin sẽ chuyển sang trạng thái chờ ký điện tử.
+ Với lệnh “ký hóa đơn”, người có thẩm quyền sử dụng phần mềm ký điện tử đã được tích hợp cùng phần mềm hóa đơn điện tử M-Invoice để ký hóa đơn. Phần mềm ký hóa đơn có thể được sử dụng với USB Token hoặc HSM, theo mô hình ký phân tán hoặc ký tập trung. M-Invoice hỗ trợ ký và duyệt hóa đơn theo lô. Nếu người đủ thẩm quyền từ chối ký, hóa đơn sẽ bị xóa bỏ.
Như vậy, chỉ với 03 bước đơn giản, doanh nghiệp đã lập hóa đơn điện tử thành công.
3. Phần mềm hóa đơn điện tử uy tín M-Invoice
Phần mềm hóa đơn điện tử M-Invoice giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, giảm thiểu khối lượng công việc cho bộ phần kế toán – kiểm toán; giúp công tác quản trị chuyên nghiệp, nhanh chóng hơn. Đội ngũ tư vấn viên giàu kinh nghiệm làm việc 24/7 sẵn sàng hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc của doanh nghiệp. M-Invoice hỗ trợ xuất hóa đơn đúng quy tắc, quy định về hình thức theo luật. Đảm bảo mang lại sự chuyên nghiệp, uy tín và nhanh chóng cho doanh nghiệp, tổ chức. Phần mềm M-Invoice hỗ trợ lập hóa đơn điện tử nhanh nhất, tiết kiệm thời gian và loại bỏ những thủ tục nhiêu khê, rắc rối cho doanh nghiệp.
Nếu có thắc mắc về hóa đơn điện tử nói chung hay những thủ tục pháp lý, quy định cần thiết để khởi tạo và sử dụng hóa đơn điện tử, quý khách hàng vui lòng liên hệ tới hotline
0901 80 16 18 để nhân được sự tư vấn miễn phí từ các chuyên gia đầu ngành về thuế và kinh tế tại M-Invoice.
Trụ sở M-Invoice :
Hà Nội: Tầng 12, Trung tâm Đào tạo CNTT & TT, Số 1 Hoàng Đạo Thúy, Quận Thanh Xuân.
Thành phố Hồ Chí Minh: P203 HUD Building, Số 159 Điện Biên Phủ, Phường 15, Quận Bình Thạnh
Email: [email protected]
