Thanh toán bằng mã QR đã trở nên phổ biến tại cửa hàng, nhà hàng, bệnh viện, trường học và nhiều mô hình kinh doanh khác. Chỉ với vài thao tác trên ứng dụng ngân hàng, khách hàng có thể hoàn tất giao dịch nhanh chóng.
Tuy nhiên, không phải mã QR thanh toán nào cũng có cách hoạt động giống nhau.
Trong thực tế, có loại QR được sử dụng nhiều lần và người thanh toán tự nhập số tiền. Bên cạnh đó, có loại QR được tạo riêng cho từng giao dịch, trong đó số tiền hoặc thông tin thanh toán có thể được thiết lập sẵn.
Hai hình thức này thường được gọi là QR tĩnh và QR động.
Sự khác biệt không chỉ nằm ở cách tạo mã. Với doanh nghiệp có số lượng giao dịch lớn, loại QR được sử dụng còn ảnh hưởng đến khả năng nhận diện khoản thu, đối soát công nợ và tự động hóa quy trình thanh toán.
1. QR tĩnh là gì?
Trong phạm vi thanh toán, QR tĩnh (Static QR) có thể hiểu là mã QR chứa thông tin tương đối cố định và được sử dụng cho nhiều giao dịch.
Mã thường chứa các thông tin phục vụ việc chuyển tiền như:
- Ngân hàng thụ hưởng;
- Số tài khoản;
- Tên chủ tài khoản;
- Một số thông tin thanh toán khác tùy cách triển khai.
Khách hàng quét mã QR bằng ứng dụng ngân hàng. Sau đó, người thanh toán có thể cần nhập thêm số tiền, nội dung chuyển khoản và xác nhận giao dịch.
Ví dụ, một cửa hàng có thể đặt một mã QR cố định tại quầy thu ngân để sử dụng cho nhiều khách hàng.
Ưu điểm của QR tĩnh
Ưu điểm lớn của QR tĩnh là đơn giản và dễ triển khai.
Doanh nghiệp có thể tạo mã một lần rồi sử dụng tại quầy, trên bảng thanh toán, tài liệu bán hàng hoặc gửi trực tiếp cho khách hàng.
Hình thức này phù hợp với các mô hình có quy trình thu tiền đơn giản hoặc chưa phát sinh nhu cầu tự động hóa sâu ở bước đối soát.
Hạn chế khi sử dụng QR tĩnh
Khó khăn thường xuất hiện ở giai đoạn sau khi tiền đã về tài khoản.
Một số trường hợp có thể khiến kế toán mất thêm thời gian xác minh:
- Khách nhập sai số tiền;
- Nội dung chuyển khoản không đầy đủ;
- Người chuyển tiền khác với người mua hàng;
- Nhiều khách hàng thanh toán cùng một số tiền;
- Khách thanh toán cho nhiều hóa đơn trong một lần.
Trong những trường hợp này, ngân hàng đã ghi nhận tiền về nhưng doanh nghiệp vẫn cần xác định giao dịch đó thuộc về khách hàng hoặc khoản công nợ nào.
Đây là hạn chế đáng chú ý khi số lượng giao dịch tăng.
2. QR động là gì?
Trong thanh toán doanh nghiệp, QR động (Dynamic QR) thường được tạo theo từng giao dịch, đơn hàng, hóa đơn hoặc khoản phải thu cụ thể.
Có thể hình dung theo mô hình:
Đơn hàng A → QR A
Đơn hàng B → QR B
Hóa đơn C → QR C
Mỗi mã QR có thể được thiết lập sẵn các thông tin như tài khoản nhận tiền, số tiền, nội dung thanh toán hoặc mã định danh giao dịch.
Khách hàng chỉ cần quét mã, kiểm tra thông tin và xác nhận thanh toán. Nhờ đó, số thao tác nhập liệu thủ công được giảm bớt.
Ví dụ về QR tĩnh và QR động
Giả sử khách hàng cần thanh toán hóa đơn trị giá 2.580.000 đồng.
Với QR tĩnh:
Quét QR → Nhập 2.580.000 đồng → Nhập nội dung → Xác nhận thanh toán
Với QR động:
Hệ thống tạo QR cho hóa đơn 2.580.000 đồng → Khách quét QR → Kiểm tra thông tin → Xác nhận
Điểm đáng chú ý của QR động không chỉ nằm ở sự thuận tiện cho người thanh toán.
Quan trọng hơn, doanh nghiệp có thể gắn thông tin thanh toán với một giao dịch cụ thể ngay từ khi tạo mã QR. Đây là cơ sở để hỗ trợ nhận diện giao dịch và tự động hóa các bước đối soát phía sau.
3. QR tĩnh và QR động khác nhau thế nào?
Trong ngữ cảnh thanh toán doanh nghiệp, có thể so sánh hai hình thức như sau:
| Tiêu chí | QR tĩnh | QR động |
|---|---|---|
| Cách sử dụng | Một mã có thể dùng cho nhiều giao dịch | Thường được tạo theo từng giao dịch |
| Số tiền | Người thanh toán có thể phải tự nhập | Có thể thiết lập sẵn |
| Nội dung thanh toán | Thường do người thanh toán nhập | Có thể được thiết lập trước |
| Mã định danh | Khả năng định danh theo từng giao dịch hạn chế hơn | Có thể gắn mã riêng cho từng giao dịch |
| Trải nghiệm thanh toán | Đơn giản, dễ triển khai | Giảm thao tác nhập liệu |
| Nhận diện khoản thu | Có thể cần dựa nhiều vào nội dung chuyển khoản | Thuận lợi hơn khi có thông tin định danh |
| Đối soát | Thường cần thêm bước kiểm tra | Có cơ sở để tự động hóa |
| Phù hợp | Giao dịch đơn giản, số lượng không lớn | Doanh nghiệp có nhiều đơn hàng, hóa đơn hoặc công nợ |
QR động không đồng nghĩa với đối soát tự động
Đây là điểm doanh nghiệp cần phân biệt rõ.
Việc tạo một mã QR riêng cho từng giao dịch chưa đủ để hình thành một quy trình đối soát tự động hoàn chỉnh.
Phía sau mã QR còn cần có các thành phần như:
Mã định danh giao dịch → Dữ liệu ngân hàng → Cơ chế đối chiếu → Hệ thống hóa đơn/công nợ → Cập nhật trạng thái
Do đó, QR động tạo ra điều kiện thuận lợi để tự động hóa, nhưng khả năng đối soát thực tế còn phụ thuộc vào cách hệ thống phía sau được kết nối và xử lý dữ liệu.
Đây cũng là khác biệt giữa một mã QR dùng để nhận tiền và một hệ thống quản trị thanh toán bằng QR.
4. Khi nào doanh nghiệp nên sử dụng QR động?
Với cửa hàng chỉ phát sinh số lượng nhỏ giao dịch mỗi ngày, QR tĩnh có thể đáp ứng tốt nhu cầu thu tiền.
Tuy nhiên, khi số lượng đơn hàng tăng, yêu cầu quản trị cũng thay đổi.
Doanh nghiệp không chỉ cần biết tiền đã về tài khoản. Bộ phận kế toán và kinh doanh còn cần xác định:
- Khách hàng nào vừa thanh toán;
- Khoản tiền tương ứng với hóa đơn nào;
- Hóa đơn đã được thanh toán đủ hay chưa;
- Công nợ còn lại bao nhiêu;
- Khách hàng nào vẫn cần được nhắc thanh toán.
Khi đó, khả năng định danh từng giao dịch của QR động trở nên quan trọng hơn.
Ví dụ với doanh nghiệp có 1.000 khoản thanh toán
Giả sử doanh nghiệp cần thu tiền từ 1.000 khách hàng.
Nếu tất cả cùng sử dụng một mã QR hoặc một số tài khoản chung, sau khi tiền về, kế toán vẫn cần xác định mối quan hệ:
1.000 khoản tiền ↔ 1.000 khách hàng ↔ 1.000 hóa đơn
Khi số lượng giao dịch tăng, việc đối chiếu thủ công có thể tiêu tốn đáng kể thời gian của bộ phận kế toán.
Nếu mỗi hóa đơn được tạo một QR riêng và gắn với mã định danh phù hợp, doanh nghiệp có thêm cơ sở để hình thành luồng:
Hóa đơn → QR → Giao dịch → Đối soát → Công nợ
Đây là lý do QR động thường phù hợp với những mô hình có số lượng giao dịch lớn hoặc yêu cầu quản lý công nợ thường xuyên.
5. Những mô hình doanh nghiệp phù hợp với QR động
QR động có thể mang lại nhiều giá trị hơn đối với những đơn vị có nhu cầu nhận diện khoản thu theo từng khách hàng hoặc hóa đơn.
Một số mô hình điển hình gồm:
- Chuỗi bán lẻ và nhiều điểm bán;
- Nhà hàng, F&B;
- Giáo dục và thu học phí;
- Cơ sở y tế;
- Doanh nghiệp B2B có công nợ;
- Đơn vị cung cấp dịch vụ định kỳ;
- Doanh nghiệp có lượng hóa đơn lớn;
- Mô hình có nhiều nhân viên hoặc bộ phận cùng theo dõi thanh toán.
Đặc điểm chung của các mô hình này là khối lượng giao dịch tăng nhanh hơn khả năng xử lý thủ công của kế toán.
Khi đó, QR không chỉ cần giúp khách hàng thanh toán thuận tiện mà còn cần hỗ trợ doanh nghiệp quản lý dữ liệu phía sau giao dịch.
6. mQR ứng dụng QR động vào bài toán đối soát doanh nghiệp như thế nào?
mQR của M-invoice được phát triển theo hướng sử dụng QR động cho từng hóa đơn hoặc giao dịch. Giải pháp kết hợp thông tin thanh toán với dữ liệu từ ngân hàng để hỗ trợ nhận diện và đối soát khoản thu.
Quy trình có thể được mô tả như sau:
Hóa đơn/khoản phải thu → Tạo mQR riêng → Khách hàng quét và thanh toán → Tiền về tài khoản doanh nghiệp → Hệ thống nhận dữ liệu giao dịch → Đối chiếu → Hỗ trợ cập nhật trạng thái
Theo thông tin sản phẩm, tiền được chuyển trực tiếp vào tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp. mQR không giữ tiền và không hoạt động với vai trò trung gian thanh toán.
Giải pháp hướng tới việc kết nối dữ liệu giữa ngân hàng, hóa đơn và các hệ thống quản trị của doanh nghiệp như CRM, ERP hoặc phần mềm bán hàng.
Nhờ đó, bài toán không dừng ở việc tạo mã QR.
Giá trị phía sau là khả năng hỗ trợ doanh nghiệp xác định khoản tiền vừa nhận thuộc về giao dịch, hóa đơn hoặc công nợ nào.
7. Doanh nghiệp nên chọn QR tĩnh hay QR động?
Việc lựa chọn phụ thuộc vào quy mô giao dịch và nhu cầu quản trị của từng doanh nghiệp.
QR tĩnh phù hợp khi doanh nghiệp cần một phương thức nhận thanh toán đơn giản, dễ triển khai và chưa có yêu cầu đối soát phức tạp.
QR động phù hợp hơn khi doanh nghiệp cần gắn từng khoản thanh toán với đơn hàng, hóa đơn hoặc công nợ cụ thể.
Với những doanh nghiệp có lượng giao dịch lớn, yêu cầu quan trọng không chỉ là giúp khách hàng chuyển tiền thuận tiện. Khả năng nhận diện giao dịch, đối soát và cập nhật dữ liệu phía sau thanh toán mới là yếu tố quyết định hiệu quả vận hành.
QR chỉ là điểm bắt đầu của quy trình thanh toán số
QR tĩnh và QR động đều có những ứng dụng phù hợp.
Sự khác biệt nằm ở cách mã QR được tạo, dữ liệu được gắn với từng giao dịch và khả năng kết nối với các hệ thống phía sau.
Đối với doanh nghiệp có lượng giao dịch lớn, QR động tạo nền tảng thuận lợi hơn cho việc nhận diện khoản thu và tự động hóa đối soát.
Vì vậy, khi lựa chọn giải pháp QR thanh toán, doanh nghiệp nên xem xét toàn bộ quy trình:
Khách hàng thanh toán → Ngân hàng ghi nhận → Xác định giao dịch → Đối soát → Cập nhật hóa đơn và công nợ
Nhận được tiền mới là bước đầu. Nhận diện đúng khoản thanh toán và cập nhật đúng dữ liệu mới giúp quy trình thu tiền được hoàn thiện.
Tìm hiểu mQR – Giải pháp thanh toán số và đối soát công nợ dành cho doanh nghiệp tại:
https://minvoice.vn/giai-phap-mqr/