Lợi ích của hóa đơn điện tử là gì ? Bài viết dưới đây của M-Invoice sẽ giải đáp thắc mắc trên, đồng thời so sách sự khác biệt giữa 2 loại hình hóa đơn này.
Theo định nghĩa cơ bản, hóa đơn điện tử là hình thức hóa đơn sử dụng những phương tiện điện tử để lập, tra cứu, lưu trữ … nhằm mục đích thay thế hóa đơn giấy truyền thống, được nhà nước khuyến khích sử dụng. Với nhiều lợi ích của hóa đơn điện tử mang lại so với hóa đơn giấy truyền thống, việc áp dụng hình thức này đang trở nên ngày càng phố biến tại Việt Nam.
Lợi ích của hóa đơn điện tử
- Với người bán, doanh nghiệp (Bên xuất hóa đơn):
- Giảm chi phí sử dụng, quản lý và bảo quản hóa đơn so với hóa đơn giấy tối thiểu 40%.
- Không lo mất hóa đơn giảm thiểu rủi ro về thuế trong lĩnh vực hóa đơn do hóa đơn điện tử được lưu trữ trên các thiết bị an toàn và bảo mật.
- Tăng cường an toàn trong lưu trữ, giảm thiểu thời gian tìm kiếm, tra cứu lại các hóa đơn cũ, tránh thất lạc.
- Không mất thời gian lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (BC2/AC) như hóa đơn giấy.
- Đẩy nhanh thủ tục thanh toán do việc phân phối hóa đơn đến người mua nhanh chóng.
- Với người mua (Bên nhận hóa đơn):
- Yên tâm không lo gặp phải nhận hóa đơn giả.
- Không lo bị mất, thất lạc hóa đơn vì người mua có thể dễ dành lấy lại hóa đơn đã bị thất lạc.
So sánh lợi ích của hóa đơn điện tử so với hóa đơn giấy
| STT | Nội dung | Hóa đơn đặt in | Hóa đơn điện tử |
| 1 | Số lần Mua và đăng ký sử dụng. | Theo số lần thông báo số lượng không hạn chế. Tối đa là 9999999 số hóa đơn | Theo số lần thông báo số lượng không hạn chế. Tối đa là 9999999 số hóa đơn |
| 2 | Mẫu hóa đơn theo ý muốn và khi thay đổi mẫu | Thay đổi được theo ý muốn. Nhưng nếu thay đổi mẫu phải chờ khi hết hóa đơn đã đặt in hoặc sẽ gây tốn kém khi chưa sử dụng hết. | Theo ý muốn, việc thay đổi mẫu hóa đơn cũng không mất thời gian và không gây tốn kém. |
| 3 | Thời gian thông báo phát hành để có thể sử dụng hóa đơn. | Chờ thời gian in ấn và thời gian thông báo phát hành hóa đơn là: Thời gian 2+ ngày | Hóa đơn điện tử là 5 ngày.
Dự thảo mới Có thể sử dụng ngay tức thì đối với Hóa đơn điện tử.
|
| 4 | Chi phí mua hóa đơn | 1.000 – 8.000đ/ 1 số hóa đơn | 300 – 1.000đ/1 số hóa đơn. |
| 5 | Không gian lưu trữ hóa đơn | Có | Có nhưng rất nhỏ |
| 6 | Thời gian lập hóa đơn | Viết tay mất thời gian, làm việc thủ công tăng khả năng sai sót. Hóa đơn không được đẹp thông tin có thể không được rõ ràng vì phụ thuộc vào chữ viết của người lập hóa đơn.
Có thể đặt vào máy in để in tuy nhiên khả năng thông tin bị lệch so với ô thông tin cao. |
Được lập bằng máy tính. Giảm thiểu sai sót. Thời gian lập hóa đơn nhanh chóng. |
| 7 | Chi phí nhân công | Cần 1 đến 2 người. | Cần 1 người do tốc độ in và lập hóa đơn nhanh gấp 4 lần. |
| 8 | Bảo mật thông tin gốc hóa đơn | Dễ bị sao chép và lộ thông tin | Hoàn toàn bảo mật thông tin nếu bị phát tán ra ngoài cũng không xem được thông tin. |
| 9 | Hóa đơn giả mạo, Hóa đơn khống. Liên 1,3 khác với liên 2 | Giả mạo dễ dàng, Dễ bị xuất khống hóa đơn | Không thể giả mạo và dễ dàng tra cứu. Không thể xuất khống hóa đơn. |
| 10 | Rủi ro mất hóa đơn gốc khi vận chuyển và chuyển phát nhanh | Rủi ro cao | Không có rủi ro. |
| 11 | Thời gian quản lý hóa đơn, tập hợp và lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn. | Mất nhiều thời gian và nhân lực. Khả năng sai sót khi tổng hợp báo cáo rất cao. | Sử dụng HĐĐT, phần mềm có ứng dụng hỗ trợ lập báo cáo nhanh, chính xác, phục vụ công tác quản trị của Chủ doanh nghiệp được kịp thời. |
| 12 | Thủ tục xóa bỏ và điều chỉnh hóa đơn. Bảo quản hóa đơn. | Phức tạp và cần lưu trữ hóa đơn xóa bỏ. Rủi ro mất hóa đơn xóa bỏ
|
Hóa đơn được lưu trữ trên máy tính nên không mất thời gian không gian lưu trữ hóa đơn trên giấy. |
Lợi ích về Hiệu quả kinh tế của Hóa đơn điện tử so với Hóa đơn giấy
Tình huống so sánh: Tình huống này so sánh ở mức độ Doanh nghiệp thông thường.
M-Invoice xin đưa ra Bảng so sánh hiệu quả đầu tư Hóa đơn đặt in và Hóa đơn điện tử. Bài toán đặt ra là hiện nay. Hạ tầng về Sử dụng Hóa đơn M-Invoice sẽ tư vấn giải pháp toàn diện để sử dụng hiệu quả như sau:
Mức độ sử dụng: 10.000 Hóa đơn / 1 năm
Chi phí đặt in cho Hóa đơn giấy: 1000 đ/ 1 hóa đơn
Hệ thống máy in kim và băng mực: Phần cứng: Máy in + Bảo trì + Băng mực (Khấu hao 3 năm giá máy in thông thường + Chi phí bảo trì 3 năm là khoảng 7.000.000) => 1 năm bằng 2.333.333 => 1 hóa đơn = 233 đ. Chi phí máy in laze và mực bằng khoảng 1/2 Chi phí máy in kim.
Đối với Hóa đơn đặt in: thông thường người sử dụng thời gian in ấn và lên báo cáo nhiều hơn tối thiểu 4 lần. 1 Nhân viên kế toán hoặc phụ trách về hóa đơn 1 tháng là 5.000.000 1 năm là 60.000.000 Thời gian sử dụng cho làm việc hóa đơn (Thời gian Lập, Điều chỉnh, Chuyển hóa đơn cho khách, lên báo cáo và kiểm soát) là khoảng 1/4 thời gian nên chi phí 1 năm nhân công cho hóa đơn là: 15.000.000. Do vậy => 1 hóa đơn chi phí nhân công ước là: 1.500 đ
Chi phí chữ ký số công cộng để ký hóa đơn là 2.000.000 đ / 4 năm => 1 năm là 500.000 đ => 1 hóa đơn điện tử cộng thêm 50 đ
| TT | NỘI DUNG | HÓA ĐƠN GIẤY
VNĐ |
HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ
VNĐ |
| 1 | Chi phí Hóa đơn | 1.000 | 390 |
| 2 | Chi phí về mực in và máy in | 233 | 170 |
| 3 | Chi phí nhân công | 1.500 | 400 |
| 4 | Chi phí giấy in A5 | 100 | |
| 5 | Chi phí Chữ ký số | 50 | |
| 5 | Tổng cộng | 2.733 | 1.110 |
| 7 | Tổng cộng chi phí 1 năm | 27.330.000 | 11.100.000 |
| Tiết kiệm 1 năm chi phí hóa đơn | 16.230.000 | ||
Ngoài ra Chi phí Hóa đơn điện tử giúp tối ưu hóa các chi phí khác chưa đo đếm được.
|
|||
Như vậy, có thể thấy so với hóa đơn truyền thống, hóa đơn điện tử của M-Invoice có rất nhiều ưu điểm nổi trội, từ đó giúp doanh nghiệp giảm thiểu nguồn lực kế toán trong công tác tạo, lập, tra cứu và lưu trữ hóa đơn điện tử. Với 5 năm kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực sản xuất phần mềm Hóa đơn điện tử của mình, M-Invoice hoạt động như một trong những nhà Cung cấp các giải pháp, cung ứng sản phẩm và dịch vụ về Hóa đơn điện tử hàng đầu tại Việt Nam. Bằng khả năng cung cấp các giải pháp, sản phẩm và dịch vụ hiệu quả, M-Invoice luôn nỗ lực hết sức mình để mang lại những giá trị thực sự và sự hài lòng cho khách hàng của mình.
